Gelijktijdig vrijwilligerswerk en verenigingswerk in dezelfde organisatie?

Het is niet mogelijk om gelijktijdig in dezelfde organisatie voor activiteiten van dezelfde aard zowel vrijwilliger als verenigingswerker te zijn. 
Je kan wel tegelijkertijd vrijwilliger en verenigingswerker in dezelfde organisatie zijn wanneer het over volledige verschillende activiteiten gaat. 

Met activiteiten van dezelfde aard wordt bedoeld : identieke activiteiten, soortgelijke activiteiten, activiteiten die in elkaars verlengde liggen of activiteiten die de verschillende stappen of facetten van eenzelfde activiteit vormen.

Bijvoorbeeld: Louis is al jarenlang vrijwilliger in de kantine van FC Superbal. Hij mag voor diezelfde activiteit niet bijkomend actief zijn als verenigingswerker. Louis kan wel voor een andere activiteit (bv. terreinverzorger) verenigingswerker zijn. 

Dit geldt voor zowel vrijwilligerswerk zonder kostenvergoeding, met een reële kostenvergoeding als voor vrijwilligerswerk met een forfaitaire kostenvergoeding.

Eerst verenigingswerk en daarna vrijwilligerswerk in dezelfde organisatie?

Hoewel het eerst wel mogelijk leek te zijn, heeft de minister in een antwoord op een parlementaire vraag nu duidelijk gesteld dat het niet mogelijk is om perioden (zelfs lange perioden) van vrijwilligerswerk en verenigingswerk voor dezelfde organisatie in hetzelfde kalenderjaar af te wisselen wanneer het over activiteiten van dezelfde aard gaat. De betrokkene moet dan voor één van de twee statuten kiezen. 

Het is wel mogelijk om in een kalenderjaar eerst vrijwilligerswerk uit te oefenen en daarna verenigingswerk (of omgekeerd) in dezelfde organisatie wanneer het over activiteiten van verschillende aard gaat.

Samengevat:

Hier beantwoorden we 13 essentiële vragen over het verenigingswerk sinds 1 januari 2022.

Bijkomende richtlijnen voor publicaties

VZW’s in Oost- en West-Vlaanderen die vandaag beslissingen willen later publiceren, moeten bijgevolg rekening houden met deze dienstnota en de richtlijnen die erin opgenomen zijn. 
 
De dienstnota bevat richtlijnen in het kader van identiteitscontrole, bekwaamheidscontrole en zetelcontrole. 
 
Zo vraagt men o.a.  onderstaande zaken op wanneer een VZW wil overgaan tot publicatie:

• Een kopie van de identiteitskaart (voor- en achterkant) van de persoon die de documenten opstuurt of binnenbrengt.
• Een certificaat met de identificatie van de persoon die de documenten neerlegt.
• Bij alle ontslagen en (her)benoemingen een kopie van de voor- en achterkant van de identiteitskaart.
• Het verslag van de vergadering, getekend en geparafeerd door alle ontslagen en nieuw benoemde bestuurders.
• Indien het gaat om een wijziging van de maatschappelijke zetel moet dit neergelegd worden binnen de maand na de algemene vergadering. Indien niet, heeft men een bewijs nodig van een huurovereenkomst of eigendomsbewijs.

Hier vindt u de dienstnota met alle richtlijnen.

En wat met de andere ondernemingsrechtbanken in ons land? 

Voorlopig is deze dienstnota enkel uitgevaardigd door de voorzitter van de ondernemingsrechtbank van Gent en bijgevolg enkel van toepassing in Oost- en West-Vlaanderen. In de andere ondernemingsrechtbanken van ons land worden er (nog) geen bijkomende verplichtingen opgelegd.

In een antwoord op een parlementaire vraag  antwoordde de minister van justitie dat het de bedoeling is om in eerste instantie de impact en effectiviteit van de toepassing van de dienstnota te bekijken waarna een evaluatie zal gebeuren.

Vervolgens zal er, rekening houdend met deze evaluatie en na overleg met alle belanghebbenden, een omzendbrief worden opgesteld die van toepassing zal zijn voor alle ondernemingsrechtbanken.

Woonadres in het Belgisch Staatsblad

De bijlagen van het Belgisch Staatsblad bevatten verplicht de adressen van de (dagelijks) bestuurders van VZW’s. Dit om belanghebbenden in staat te stellen om leden van het bestuursorgaan of van het dagelijks bestuur ter verantwoording te roepen. Zij kunnen immers in bepaalde gevallen persoonlijk verantwoordelijk gesteld worden voor hun handelingen. 

(Dagelijks) bestuurders zijn echter sinds de invoering van het Wetboek vennootschappen en verenigingen (WVV) in 2019 niet meer verplicht om hun private woonadres op te geven/ te publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Een bestuurder of dagelijks bestuurder kan als woonplaats kiezen voor de zetel van de rechtspersoon in plaats van het woonadres/privéadres.

Heeft een (dagelijks) bestuurder in het verleden een woonadres laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, dan zal dat vandaag nog steeds terug te vinden zijn. Indien men dit zelf niet wijzigt, blijft de te raadplegen informatie onveranderd. Het Belgisch Staatsblad zal deze informatie ook niet afschermen.

En wat met de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO)?

In tegenstelling tot het Belgisch Staatsblad zal de KBO woonadressen van bestuurders wel afschermen voor het grote publiek. De administraties, autoriteiten en diensten die handelen in het kader van hun wettelijke opdracht hebben wel toegang tot het woonadres door middel van een link naar het Rijksregister, voor zover dat deze diensten ook over een toegang tot de gegevens in het Rijksregister beschikken.
 
 
 

e-Box Enterprise is de beveiligde elektronische brievenbus die alle officiële communicatie tussen ondernemingen en VZW’s en overheidsinstellingen op één plek samenbrengt.

In e-Box Enterprise ontvang je documenten en berichten van overheidsinstellingen van alle Belgische niveaus. De lijst van gemeentelijke, regionale en federale instanties die berichten en documenten sturen via e-Box groeit nog steeds aan. 

Vanaf wanneer?

Het is vandaag nog niet verplicht om e-Box Enterprise te gebruiken. Maar de overheid wenst op termijn wel zoveel mogelijk over te schakelen van een papieren naar digitale communicatie. 

Je kan e-Box Enterprise vandaag wel al gebruiken. Op bepaalde berichten kan je vandaag ook al meteen antwoorden via e-Box Enterprise. Op termijn zal je ook zelf berichten en documenten kunnen versturen naar de e-Box van de overheidsdiensten. 

Vanaf 2025 zullen alle Belgische ondernemingen (en VZW’s) verplicht worden e-Box Enterprise te gebruiken. 

Wie heeft toegang?

Vandaag kan alleen een wettelijke vertegenwoordiger, zoals gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen de e-Box activeren. 

Via de online toepassing KBO Public Search kan je nagaan wie de wettelijke vertegenwoordiger is binnen je VZW.

Hoe activeren?

Om e-Box Enterprise te activeren surf je naar eboxenterprise.be klik je op de knop "e-Box activeren”. 

Op zoek naar meer info? Klik dan hier. 
 

Het bestuursorgaan van de VZW neemt deze beslissing en de eerstvolgende algemene vergadering beslist dan het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder al dan niet te bevestigen.

Welke akten moeten openbaar gemaakt worden?

1. Het bestuursorgaan van de VZW neemt de beslissing om een bestuurder te coöpteren

Wanneer het bestuursorgaan beslist heeft een bestuurder te coöpteren, moeten de notulen van het bestuursorgaan met beslissing van de coöptatie openbaar gemaakt worden. 
Dit dient binnen de 30 dagen te gebeuren door neerlegging van de standaardformulieren (formulier I en II) bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank. 

2. De eerstvolgende algemene vergadering  bevestigt het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder 

Wanneer de eerstvolgende algemene vergadering het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigt, moet dit besluit ook openbaar gemaakt worden (omdat het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder in principe verstrijkt op de datum van de eerstvolgende algemene vergadering).
Het besluit van de algemene vergadering tot bevestiging van de gecoöpteerde bestuurder moet binnen de 30 dagen neergelegd bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank (standaardformulieren I en II).

3. De eerstvolgende algemene vergadering  bevestigt het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder niet

Wanneer de eerstvolgende algemene vergadering het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder niet zou bevestigen, eindigt het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder. Ook dit moet openbaar worden gemaakt.

Dit besluit van de algemene vergadering moet eveneens binnen de 30 dagen neergelegd worden bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank (standaardformulieren I en II).

Meer weten over de coöptatie van bestuurders in een VZW? Lees dan hier onze nuttige info.

Of meer info over de wijzigingen in een bestuursorgaan. Klik hier.

Van 01.07.2022 tot en met 30.06.2023 is het nieuwe bedrag 0,4170 euro/km.

N.a.v. de hoge brandstofprijzen overweegt de regering om dit bedrag 3-maadelijks i.p.v. jaarlijks te wijzigen. Wanneer het maximale bedrag over drie maanden al zou wijzigen, brengen we je uiteraard op de hoogte.
 
Een vereniging mag de vrijwilligers op wie ze beroep doet de kosten terugbetalen die ze voor de organisatie hebben gemaakt door het feit dat ze hun eigen voertuig voor vrijwilligerswerk hebben gebruikt. 

De uitbetaalde kilometervergoeding mag het bedrag niet overschrijden dat wordt vastgesteld in de algemene regeling van de vergoedingen en toelagen van alle aard toegekend aan het personeel van de federale overheidsdiensten (KB van 26 maart 1965).

Zolang per vrijwilliger deze grenzen niet overschreden worden, zijn de vergoedingen niet belastbaar en niet onderworpen aan RSZ/moeten er geen fiscale fiches worden opgemaakt.
 
Een handig overzicht van de actuele geïndexeerde bedragen voor verenigingen vind je hier. 
 

Eén van de voorwaarden om gebruik te kunnen maken van de KVR is dat het mag gaan over maximaal 100 euro per dag per opdrachtgever (geïndexeerd voor 2022: 134,63 euro) en maximaal 2000 euro per jaar (geïndexeerd voor 2022: 2692,64 euro). 

Begin mei besliste de ministerraad om af te stappen van deze jaargrens:

• In de plaats daarvan wordt het aantal dagen begrensd waarop prestaties kunnen worden geleverd  tot 30 dagen per kalenderjaar.
• Ook wordt het maximaal bedrag per dag verlaagd naar 70 euro (nog te indexeren).
• Er zal een terugbetaling van de werkelijke verplaatsingskosten mogen gebeuren wanneer die niet hoger zijn dan 20 EUR per dag.
• Ook de zogenaamde 'kunstenaarskaart' zal verdwijnen en wordt vervangen door een registratie op het digitaal platform "Working in the Arts".

Normaal gezien zullen de aanpassingen in werking treden op 1 januari 2024 en zullen ze van toepassing zijn op de vergoedingen voor prestaties die vanaf dan worden geleverd.
We houden je op de hoogte!

Meer weten over de KVR? Klik hier.
 

Een vestigingseenheid is “de plaats die je geografisch kan identificeren door een adres waar minstens één activiteit van de VZW wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend”.

De vestigingseenheid kan dus verschillen van de maatschappelijke zetel van de VZW en als dat het geval is, dien je deze vestigingseenheid (en de economische activiteiten die er worden uitgeoefend) door te geven aan de overheid via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Voorbeeld:
VZW 'Cafetaria Hinterland' heeft zijn maatschappelijke zetel op het persoonlijke adres van de secretaris waardoor hij al de correspondentie van de VZW correct ontvangt. De cafetaria bevindt zich echter op een ander adres, waar niemand woont. De VZW voert zijn activiteiten uit op een ander adres dan de maatschappelijke zetel, dus de VZW heeft een bijkomende vestigingseenheid.

Waar en door wie wordt de vestigingseenheid bekend gemaakt?

Voor VZW’s die personeel tewerkstellen wordt dit automatisch ingeschreven door de RSZ.
Voor VZW’s die geen personeel tewerkstellen is het bestuursorgaan verantwoordelijk voor het bekend maken van de vestigingseenheid van de VZW in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Waarom moeten VZW's de vestigingseenheid doorgeven aan de KBO?

• Aan de hand van de vestigingseenheden bepaalt de overheid of er al dan niet een (extra) vestigingsbelasting verschuldigd is. 
• Verschillende overheden gebruiken de informatie uit de KBO ook om bepaalde premies toe te kennen, bv bij inzake COVID-19 getroffen sectoren.
• Een onvolledige of ontbrekende inschrijving in de KBO wordt in principe bestraft met geldboetes. Deze worden echter zelden opgelegd. Meestal zal eerst een termijn gegeven worden om zich in orde te stellen.

Hoe maken bestuurders een vestigingseenheid bekend?

Om een vestigingseenheid te controleren, te schrappen of toe te voegen, volg je als bestuurder deze stappen:

• Je surft naar My Enterprise. Je logt in met je identiteitskaart en kaartlezer of via Itsme. 
• Je kiest voor de onderneming (dus de VZW) waarvoor je de vestigingseenheid wil doorgeven. 
• Je kan de huidige KBO-gegevens controleren via “de gegevens van uw geregistreerde entiteit”.
• Onderaan klik je op “toevoegen van een vestigingseenheid”. 
• Je voert het adres van de vestigingseenheid in en alle andere nodige gegevens. 
• Je bepaalt of op dit adres een hoofd-, neven- of hulpactiviteit van de VZW wordt uitgeoefend. Je geeft aan welke activiteit precies wordt uitgevoerd via de NACE-codes (de huidige NACE-codes van je VZW vind je via de link “de gegevens van uw geregistreerde entiteit”).
• Tot slot klik je op ‘toevoegen’.

Lees hier meer over de administratieve verplichtingen van je VZW.

Vandaag moeten bepaalde personeelsleden die beroepsmatig in aanraking komen met minderjarigen al een uittreksel van het strafregister voorleggen aan de werkgever. 
Het gaat om een uittreksel van het strafregister specifiek voor het contact met minderjarigen (vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering). Dit kan men aanvragen bij de gemeente.

Uitbreiding naar vrijwilligers in bepaalde organisaties

Dit wordt uitgebreid naar vrijwilligers actief in organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding aan minderjarigen. 

Controleren van goed en zedelijk gedrag

Organisaties actief in deze sectoren zullen via een uittreksel uit het strafregister het goed en zedelijk gedrag van nieuwe meerderjarige medewerkers/vrijwilligers die structureel in contact komen met minderjarigen moeten controleren. Het gaat dus onder andere over jeugdtrainers, dirigenten van jeugdorkesten, leiding in de jeugdbeweging,… 
De vrijwilligers moeten niet noodzakelijk een blanco strafblad hebben. Maar er moet wel sprake zijn van een onberispelijk gedrag in de omgang met minderjarigen.
Het uittreksel van het strafregister mag maximum 1 maand oud zijn. Hierop wordt een uitzondering gemaakt wanneer de betrokkene ten aanzien van de aanstellende organisatie in de loop van het voorbije jaar reeds een dergelijk uittreksel uit het strafregister voorgelegd heeft in het kader van een vorige aanstelling en de betrokkene toen effectief aangesteld is.

Vanaf wanneer?

De exacte datum is vandaag nog niet bekend.
De nieuwe regeling zal in werking treden op een datum die de Vlaamse Regering vaststelt en dat zal ten laatste zes maanden na de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad zijn.

Na één jaar zal deze nieuwe regelgeving geëvalueerd worden.

Deadline

Sinds 17 mei 2022 is BIZTAX opnieuw beschikbaar voor de aangifte van inkomstenjaar 2021.
Vroeger moest de aangifte van de personenbelasting voor de meeste VZW’s gebeuren rond september/oktober. De exacte termijn werd dan gepubliceerd op de pagina van de FOD Financiën.
Sinds vorige jaar is deze termijn (door een wetswijziging) vastgelegd op uiterlijk de laatste dag van de zevende maand volgend op het afsluiten van het boekjaar.

Voorbeeld: Een VZW sloot het boekjaar af op 1 oktober 2021. De aangifte moet binnen zijn op 31 mei 2022.

Uitzondering: Voor VZW’s die het boekjaar afsluiten tussen 31 december 2021 en 28 februari 2022 is er een bijkomende indieningstermijn tot en met 17 oktober 2022.

Let op: voor sommige VZW’s loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar, voor andere VZW’s niet. Maar ook wanneer het boekjaar niet gelijk loopt met het kalenderjaar moeten bij de aangifte van de rechtspersonenbelasting de inkomsten van het afgelopen kalenderjaar worden aangegeven.

Toe te voegen stukken

Verplicht toe te voegen:

• Jaarrekening (voor kleine VZW’s die de jaarrekening niet bij de Nationale Bank moeten neerleggen)

Niet verplicht toe te voegen maar wel aan te raden om te anticiperen op eventuele controle:

• Proces-verbaal goedkeuring door de algemene vergadering
• VZW’s wiens boekjaar niet gelijk loopt met het kalenderjaar moeten daarnaast ook financieel overzicht van het kalenderjaar voegen

Meer weten over de aangifte van de rechtspersonenbelasting? Ontdek dan ons handig stappenplan en bijhorende video met meer uitleg.

Ook sommige verenigingen zullen onder deze verplichting vallen.

Wanneer wel verplicht om elektronisch betaalmiddel ter beschikking te stellen?

Verenigingen die een duurzame of terugkerende economische activiteit uitoefenen voor consumenten zullen ook een elektronisch betaalmiddel moeten aanbieden.

Bijvoorbeeld: Een voetbalclub die elke week drank verkoopt aan toeschouwers in de kantine, zal in deze kantine een elektronisch betaalmiddel moeten aanbieden. 

Bijvoorbeeld: Een fanfare die 1 keer per jaar een concert organiseert, moet hierbij geen elektronisch betaalmiddel aanbieden.

Wanneer niet verplicht om elektronisch betaalmiddel ter beschikking te stellen? 

De verplichting om een elektronisch betaalmiddel aan te bieden is niet van toepassing op verenigingen die enkel diensten aan leden verleent in het kader van hun statutaire doel. Verenigingen die zijn opgericht enkel en alleen om diensten aan hun leden aan te bieden, zijn m.a.w. niet verplicht een elektronisch betaalmiddel aan te bieden. Het gaat immers niet om diensten die aan een consument worden aangeboden.

Bijvoorbeeld: Een VZW die is opgericht om de gebouwen van de plaatselijke jeugdbewegingen te beheren, is niet verplicht een elektronisch betaalmiddel ter beschikking te stellen. 

Bijvoorbeeld: Een VZW die is opgericht om muzieklessen voor de leden te organiseren en daarvoor lidgeld int, maar daarnaast geen terugkerende, duurzame economische activiteiten stelt, is niet verplicht een elektronisch betaalmiddel ter beschikking te stellen. 

En wat met sponsoring?

Een sponsoringcontract is een contract tussen een sponsor en gesponsorde. Dergelijke contracten kunnen beschouwd worden als contracten tussen twee ‘ondernemingen’ (en niet tussen onderneming en consument). De verplichting om een elektronisch betaalmiddel aan te bieden is hierbij dus niet van toepassing.
 

Dit gebeurt door en tijdens de jaarlijkse algemene vergadering wanneer ook de jaarrekening van de VZW moet worden goedgekeurd.

Het gevolg van het krijgen van kwijting is dat bestuurders vervolgens niet meer door de VZW zelf aansprakelijk gesteld kunnen worden voor bestuurdersfouten (tenzij fraude, bedrog,...). 
Let op: externen kunnen bestuurders wel nog voor de rechtbank dagen wegens bestuurdersaansprakelijkheid (bv. leveranciers).

Meer info over aansprakelijkheid vind je in ons stappenplan.

Na goedkeuring van de jaarrekening kan er door de algemene vergadering kwijting verleend worden aan de bestuurders, eventueel ook aan de commissaris (= verplicht voor grote VZW's om een commissaris aan te stellen, kleine VZW's kunnen hier zelf voor kiezen).  

De controle van de jaarrekening en de boekhouding in het algemeen is één van de basisbevoegdheden van de algemene vergadering.

Meer info over de boekhoudkundige verplichtingen van een VZW vind je in dit stappenplan. 
 
 

Welk model van jaarrekening gebruikt moet worden, hangt af van de soort VZW. Meer informatie vind je in ons handig stappenplan.

Deze jaarrekening moet binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering.

Dus: Wanneer het boekjaar van de VZW gelijk loopt met het kalenderjaar moet de jaarrekening van de VZW voor 1 juli voorgelegd worden aan de algemene vergadering. 

Het is vervolgens een exclusieve bevoegdheid van de gewone algemene vergadering om de jaarrekening en de begroting al dan niet goed te keuren. De goedkeuring gebeurt bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

Waar de jaarrekening moet neergelegd worden na goedkeuring ervan, hangt ook af van de soort VZW. Opnieuw vind je meer informatie in ons overzichtelijk stappenplan. 

Indien de jaarrekening en de begroting niet worden goedgekeurd, dan moet het bestuursorgaan een nieuw ontwerp opstellen en opnieuw voorleggen aan de algemene vergadering.

Wanneer er een commissaris werd aangesteld, moet deze eerst verslag uitbrengen vooraleer het ontwerp van jaarrekening en begroting te bespreken.
Wanneer de jaarrekening van de VZW niet wordt neergelegd, kunnen er sancties opgelegd worden. Zo kan er overgegaan worden tot een gerechtelijke ontbinding van de VZW. Ook is het niet-neerleggen van de jaarrekening een bestuurdersfout. Hiervoor kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk gesteld worden.

Meer weten over de boekhoudkundige verplichtingen van de VZW? Raadpleeg dan onze nuttige info.  
 

Men schrijft entiteiten met een ondernemingsnummer aan en vraagt om 190 euro over te schrijven om lid te worden en juridische bijstand te kunnen ontvangen.

Regelmatig veronderstellen VZW's dat dit een verplichting is en betalen ze de factuur.

Let op: het is niet verplicht lid te worden van deze organisatie en de factuur te betalen. Mijn kan hier uiteraard voor kiezen, maar evengoed beslissen om geen te lid worden.

Van de samenkomst van het bestuursorgaan van een VZW worden er notulen opgesteld. Deze notulen leggen schriftelijk vast wat er tijdens de vergadering van het bestuursorgaan werd besloten.
Voorbeeld: men beslist een trompet aan te kopen bij leverancier A tegen de prijs van € 995. 

Deze notulen moeten, sinds het nieuwe WVV, worden ondertekend.

Wanneer men de notulen tekent, wil dat niet zeggen dat men het eens is met de besluiten van de vergadering. Door het tekenen van de notulen geeft men enkel aan dat men akkoord gaat met de wijze van formuleren.

Door wie?

De notulen van het bestuursorgaan moeten worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. Dit staat zo in de wet.
Kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.

Wanneer?

Deze notulen moeten worden opgesteld tegen het einde van de vergadering zodat ze onmiddellijk kunnen worden ondertekend. 
Dit blijkt duidelijk uit verdere toelichting van de Minister van Justitie.
Dit wil niet zeggen dat ze na de vergadering van het bestuursorgaan niet verder uitgediept kunnen worden. Men kan ze verder uitwerken na de vergadering (en na de ondertekening) en dit vervolgens op de volgende vergadering van het bestuursorgaan voorleggen. Deze bespreking maakt dan weer deel uit van de notulen van deze volgende vergadering.

Hoe?

Door de coronacrisis wordt er steeds vaker elektronisch vergaderd door het bestuursorgaan. Omdat de notulen van een bestuursorgaan op het einde van de vergadering moeten worden ondertekend, kan dit in geval van een elektronische vergadering niet handgeschreven. Een instemmingsmail is in dat geval al voldoende om de notulen te tekenen.

Ouders kunnen belastingvermindering krijgen voor bepaalde kosten die ze maken voor de opvang van kinderen:

• Men kan maximaal 14 euro per opvangdag per kind jonger dan 14 jaar (of jonger dan 21 jaar bij een zware handicap) inbrengen als uitgaven. De belastingvermindering bedraagt 45% van deze uitgaven.
• Men kan rekenen op deze belastingvermindering voor de uitgaven aan vrijetijdsinitiatieven buiten de normale lesuren: tijdens schoolvakanties, in het weekend, op woensdagnamiddag, op vrije dagen, voor en na de school en tijdens de middagpauzes. 

Het kan dus ook gaan over opvang georganiseerd door verenigingen (bijvoorbeeld kampen, weekendjes en uitstappen waarvoor je apart betaalt):

• Opgelet: lidgeld bij een vereniging komt niet in aanmerking.
• Een opvangvoorziening moet wel een erkenning vragen bij het openbaar bestuur dat bevoegd is voor het bereik van hun actie, bij het openbaar bestuur dat hen controleert of subsidieert, of bij het bestuur waar hun zetel gevestigd is. Dit wil zeggen dat lokale groepen of initiatiefnemers terecht kunnen bij het gemeentebestuur.
• Opvang door commerciële initiatieven komt niet in aanmerking.

Fiscale attesten

Deze organisatoren van kinderopvang moeten een fiscaal attest uitreiken zodat ouders kunnen rekenen de belastingvermindering. Dat attest dient als bewijs van het bedrag dat je betaalde en waarvoor je een belastingvermindering kan krijgen. Dit moet uitgereikt worden vóór 1 maart van het jaar dat volgt op het jaar van de uitgaven.

Nieuw: Organisator kinderopvang moet ingevuld modelattest overmaken aan de FOD Financiën

Vanaf inkomstenjaar 2022 moeten de fiscale attesten door de organisatoren van kinderopvang ook op elektronische wijze worden overgemaakt aan de FOD Financiën. Hiervoor moet een nieuw modelattest (nr. 281.86) gebruikt worden.

Het modelattest bestaat uit twee vakken. Het volledige attest moet ingevuld worden door de organisator van de opvang en dat dus voor 1 maart van het jaar dat volgt op het jaar van de uitgaven voor de kinderopvang.

Bijvoorbeeld: Een scoutsgroep organiseert een kamp in de zomervakantie van 2022. Deze scoutsgroep moet het modelattest voor 1 maart 2023 elektronisch overmaken aan de FOD Financiën.

Het verzenden van de gegevens gebeurt via Belcotax-on-web.

Wat als de organistor niet over de nodige middelen heeft om het modelattest elektronisch te verzenden?

Er zal in het begin soepel opgetreden worden wanneer de organisator van de kinderopvang niet over de nodige geïnformatiseerde middelen beschikt om het modelattest elektronisch te verzenden.  Dat bevestigde minister Van Peteghem in een antwoord op een parlementaire vraag.

Het verenigingswerk of het “bijklussen”, is een systeem waarbij socioculturele – en sportverenigingen en openbare besturen op een makkelijke manier mensen vergoeden die bepaalde diensten leveren aan de vereniging of het lokale bestuur.

Dit systeem houdt eigenlijk het midden tussen enerzijds vrijwilligerswerk (waarbij een vereniging of lokaal bestuur een kostenvergoeding kan betalen aan de vrijwilliger) en anderzijds échte (reguliere) tewerkstelling.

2. Waarom (alweer) een nieuw systeem? 

In april 2020 vernietigde het Grondwettelijk Hof de zogenaamde “bijkluswet”, een wet waarin het verenigingswerk was geregeld. Door deze vernietiging van het Grondwettelijk Hof hield het verenigingswerk, zoals we dat voorheen kenden, op 1 januari 2021 op te bestaan. Lees er hier meer over.

Het was belangrijk snel te zoeken naar een alternatief voor verenigingswerk want in ons land werden er in 2020 maar liefst 28.617 aangiftes van verenigingswerk gedaan. Het grootste deel van de aangiftes (16183) kwam van sporttrainers, -lesgevers, -coaches, jeugdsportcoördinatoren en scheidsrechters. Om te vermijden dat zij opnieuw (zoals voor 15/07/18) de volle pot RSZ-bijdragen en belastingen zouden moeten betalen, werd er gezocht naar een tijdelijk alternatief. Aan dat tijdelijk alternatief (start op 1/1/21) met gunstig fiscaal (10%) en sociaal (10%) regime kwam een einde op 31/12/21. Intussen was het wachten op een definitieve oplossing.

3. Wat met het ‘verenigingswerk’ tussen 1 januari 2022 en vandaag?

De nieuwe regeling voor ‘verenigingswerk’ (Officiële term: ‘beloningen voor verenigingsactiviteiten’) wordt met terugwerkende kracht ingevoerd. D.w.z. dat de prestaties die sinds 1 januari 2022 geleverd zijn met terugwerkende kracht kunnen worden aangegeven. 

4. Voor welke activiteiten is het nieuwe ‘verenigingswerk’ mogelijk?

VZW’s, feitelijke verenigingen en openbare besturen kunnen verenigingswerkers in dienst nemen voor bepaalde activiteiten in de sportsector, de amateurkunstensector en het sociaal-cultureel volwassenwerk (dezelfde activiteiten waarvoor nu verenigingswerkers kunnen ingeschakeld worden).

Het gaat bv over een trainer en scheidsrechter in een sportclub, dirigent van een koor, regisseur van een toneelgezelschap of choreograaf van een dansgezelschap. Klik hier voor de volledige opsomming van toegelaten activiteiten.

5. Hoeveel mag men verdienen?

Er geldt een maximum van 6.390 euro per jaar (= geïndexeerd bedrag voor aanslagjaar 2022 (= inkomstenjaar 2021) – berekend op het basisbedrag van 3.830 euro bruto per jaar).

Voor aanslagjaar 2023 (inkomstenjaar 2022) zal er een maximum van 6.540 euro gelden. In dit bedrag zitten ook de inkomsten die je kan hebben uit deeleconomie (eventuele km-vergoeding en maaltijdcheques worden meegerekend).

6. Hoeveel uren mag men aan verenigingswerk doen?

De nieuwe regeling van ‘verenigingswerk’ is gebaseerd op de 25-dagenregeling. Maar het aantal dagen werd omgezet in aantal uren. (Enkel voor verenigingswerk bij de VRT, RTBF of BRF volgt men de 25-dagenregel).

• In de socioculturele sector kan met maximum 300 uur per jaar ‘verenigingswerk’ verrichten. Bovendien is er plafond van 100 maximum 100 uren per kwartaal (behalve in het derde kwartaal: plafond van 190 uren).
• In de sportsector kan met maximum 450 uur per jaar ‘verenigingswerk’ verrichten. Bovendien is er plafond van maximum 150 uren per kwartaal (behalve in het derde kwartaal: plafond van 285 uren).
• Men kan activiteiten in de sport- en socio-culturele sector combineren tot maximum 450 uur per jaar. Ook dan is er plafond van maximum 150 uren per kwartaal (behalve in het derde kwartaal: plafond van 285 uren).

7. Waar kan men het aantal gepresteerde uren raadplegen?

Er wordt momenteel een app ontwikkeld waarmee het aantal gewerkte uren en resterende uren geraadpleegd kan worden. Deze app zal vergelijkbaar zijn met ‘Student@Work’ voor jobstudenten.

8. Hoeveel belastingen moeten er door wie betaald worden?

Vanaf 1 januari 2022 geldt er een tarief van 10%, betaald door de verenigingswerker.

Het is belangrijk om het maximaal bedrag dat men mag verdienen en het maximaal aantal uren niet te overschrijden (geen gunstig fiscaal regime van 10% meer). Het hele bedrag zou dan worden gezien als beroepsinkomen en gedurende 2 jaar belast worden aan progressieve tarieven (rond de 40 à 50%).

9. Hoeveel sociale bijdragen moeten er door wie betaald worden?

Vanaf 1 januari 2022 moeten er geen sociale bijdragen of solidariteitsbijdragen betaald worden door de vereniging of organisatie. Het is belangrijk om het maximaal aantal uren niet te overschrijden.

Wanneer men de plafonds overschrijdt, zal men voor de bijkomende uren en bedragen sociale zekerheidsbijdragen moeten betalen. Dit zijn dan de gewone/reguliere tarieven.

10. Hoe moet de VZW, feitelijke vereniging of het openbaar bestuur aangifte sociale zekerheid doen?

Er moeten geen sociale zekerheidsbijdragen betaald worden, maar er moet wel een aangifte bij de Sociale Zekerheid gedaan worden (Dimona-aangifte).

Om dit te vergemakkelijken, wordt een app ontwikkeld. De prestaties die sinds 1 januari 2022 geleverd zijn, zullen met terugwerkende kracht kunnen worden aangegeven. 

11. Moet men een arbeidsovereenkomst afsluiten?

Ja. De verenigingswerkers vallen voortaan onder het arbeidsrecht en er moet dus een arbeidsovereenkomst opgemaakt worden. Werf je als vereniging voor het eerst iemand aan? Surf dan dan naar www.ikwilaanwerven.be voor meer informatie.

Hoewel de nieuwe regeling onder het arbeidsrecht valt, is er toch sprake van verkorte opzegtermijnen. (Hier kan vanaf geweken worden via een cao). Hier vind je de exacte opzegtermijnen. Ook de arbeidsongevallenwet is van toepassing. Er moet een arbeidsongevallenverzekering worden afgesloten, maar de verenigingswerkers worden niet meegeteld worden in het stelsel ‘verzwaarde risico’s’.

Tevens is de welzijnswetgeving van toepassing, met enkele uitzonderingen:

• Het gewaarborgd loon bij afwezigheid tijdens ziekte is niet van toepassing, er zijn geen loontoeslagen voor avond-, nacht- en zondagsarbeid en ook het opleidingsrecht is niet van toepassing.
• Hoewel het arbeidsrecht van toepassing is en er dus sprake is van een werkgever en werknemer, moet de werkgever geen sociale documenten bijhouden.

12. Met welke activiteiten kan je het ‘verenigingswerk’ combineren?

Het is toegelaten om als verenigingswerker activiteiten uit de sport- en socioculturele sector te combineren. Hier geldt een plafond van maximum 450 uur per jaar (voor alle activiteiten samen).

Je kan ‘verenigingswerk’ ook  het combineren met activiteiten als jobstudent.  Hier geldt een plafond van maximum 190 uur verenigingswerk per jaar.  Als je meer dan 190 uur per jaar presteert, worden die uren worden afgetrokken van studentenquotum (475 uur).

Als gewezen werknemer, ambtenaar of zelfstandige moet je minstens 1 jaar wachten om via ‘verenigingswerk’ aan de slag te gaan voor dezelfde organisatie (ook wanneer je via een interimkantoor bij een opdrachtgever gewerkt hebt). Dit is niet het geval als je er in het voorgaande jaar als jobstudent hebt gewerkt (dan is het niet nodig een jaar te wachten).Ook wanneer je met pensioen gaat, moet je geen jaar wachten om via ‘verenigingswerk’ aan de slag te gaan voor dezelfde organisatie. Het is niet mogelijk om als verenigingswerker aan de slag te zijn in een organisatie waar men voor dezelfde activiteiten vrijwilligerswerk uitvoert, maar wel wanneer het over volledige verschillende activiteiten gaat.

Wanneer je werkloos bent, kan je enkel een lopende overeenkomst voor ‘verenigingswerk’ voortzetten tijdens de werkloosheid. Je moet wel aangifte doen bij de RVA.  Als je als werkloze met nieuw ‘verenigingswerk’ start, zal je voor die dagen je werkloosheidsuitkeringen verliezen.

Wanneer je arbeidsongeschikt bent, kan je enkel een lopende overeenkomst voor ‘verenigingswerk’ voorzetten tijdens de arbeidsongeschiktheid. Je moet hiervoor toelating hebben van de adviserend geneesheer.

13. Wat als ‘verenigingswerk’ niet mogelijk is?

Wanneer een de activiteiten van een vereniging niet onder toegelaten activiteiten voor ‘verenigingswerk’ vallen (bijvoorbeeld vereniging niet actief in de sport-of socio-culturele sector), kunnen eventueel andere vergoedingen overwogen worden. Klik hier voor de mogelijkheden.

Vrijwilligersvergoedingen

Vrijwilligers zijn "vrijwillig" actief in de vereniging. Dit wil zeggen dat vrijwilligerswerk in principe onbezoldigd is. Toch is het mogelijk om vrijwilligers te vergoeden voor de onkosten die ze maken tijdens hun vrijwilligerswerk. 

Bij de reële vrijwilligersvergoeding moeten de vrijwilligers hun kosten bewijzen. Indien ze dit kunnen, zal de VZW het werkelijk betaalde bedrag vergoeden en moet men hierop geen belastingen betalen.

Bij een forfaitaire vrijwilligersvergoeding kiest de VZW ervoor om een forfaitair bedrag uit te keren om de gemaakte kosten te vergoeden. Indien men voor deze regeling kiest, dienen de vrijwilligers niet te bewijzen dat ze kosten hebben gemaakt. Het bedrag is beperkt tot 36,84 euro per dag en 1473,37 euro per jaar (geïndexeerde bedragen voor 2022). Wanneer deze maxima niet overschreden worden, is de forfaitaire vrijwilligersvergoeding vrijgesteld van belasstingen.

Meer info over de vrijwilligersvergoeding vind je hier.
In een overzichtelijk stappenplan vatten we alle info nog eens samen. 

Verhoogd jaarplafond voor vrijwilligers in de vaccinatiecentra en crisisvrijwilligers in de zorg

In februari 2021 werd in het kader van de coronacrisis beslist dat vrijwilligers  die actief zijn in de vaccinatiecentra en crisisvrijwilligers in de zorg tot eind 2021 konden rekenen op een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding.

Dit werd onlangs verlengd (Koninklijk besluit op 17/2/2022). Ook in 2022 kunnen vrijwilligers die actief zijn in de vaccinatiecentra en crisisvrijwilligers in de zorg rekenen op een verhoogde forfaitaire onkostenvergoeding. In 2022 bedraagt het plafond 2.705,97 euro per jaar (in plaats van 1473,37 euro per jaar).

Mag je vereniging zomaar elke foto gebruiken?

Het internet staat vol met foto’s die je in twee klikken kan gebruiken voor de communicatie van je eigen vereniging. Je mag deze echter niet altijd zomaar gebruiken. Vaak zijn ze beschermd door het auteursrecht. Het is daarom zinvol om als vereniging steeds te controleren of je rechtenvrije foto’s gebruikt voor bijvoorbeeld de website, een affiche, folder, …

Wat doet Permission Machine?

Permission Machine is een Belgisch bedrijf dat als een onafhankelijke beheersentiteit optreedt. Ze vertegenwoordigen fotografen en (foto)agentschappen die hen een mandaat geven om op te treden bij inbreuken op hun rechten. Ze zoeken, in opdracht van die fotografen en (foto)agentschappen, naar inbreuken op het auteursrecht en kunnen in hun naam schadevergoedingen opeisen.

Verenigingen kunnen van Permission Machine een brief ontvangen waarin gevraagd wordt honderden euro’s te betalen voor het schenden van het auteursrecht, vermeerderd met boetes/schadevergoedingen en kosten en vaak ook met de dreiging dat de kosten zullen oplopen wanneer men niet onmiddellijk betaalt. 

Wat kan je vereniging doen?

Is het een inbreuk tegen het auteursrecht?

In de eerste plaats is het belangrijk na te gaan of je vereniging effectief een foto gebruikte en hierbij een inbreuk pleegde tegen het auteursrecht. Permission Machine mag enkel optreden wanneer er sprake is van een inbreuk. 
Wanneer dat het geval is, kan de vereniging zich niet verdedigen door te stellen dat men geen waarschuwing ontving.

Permission Machine is niet verplicht eerst een waarschuwing te geven. 
Ook het argument ‘we wisten niet dat het werk beschermd was’ kan niet door de vereniging gebruikt worden. Het argument dat men ter goeder trouw handelde, kan niet ingeroepen worden. 

Is de schadevergoeding niet overdreven?

Permission Machine kan naast het licentietarief ook een schadevergoeding vorderen wegens het weglaten van de bronvermelding, aanpassingen aan de foto, … Deze schadevergoeding moet in verhouding staan tot de inbreuk. 

Een klacht indienen over Permission Machine of naar de rechtbank?

Is er toch een probleem of wordt er een disproportionele schadevergoeding gevraagd? Dan kunnen klachten ingediend worden bij het Meldpunt van de FOD Economie (kies het scenario auteursrechten).  Het is de taak van de Controledienst erop toe te zien dat vennootschappen zoals Permission Machine de wet en hun statuten toepassen. Ze kunnen ook nagaan of Permission Machine de regels volgt wat betreft oneerlijke marktpraktijken tussen ondernemingen in het algemeen, en misleidende en agressieve marktpraktijken tussen ondernemingen in het bijzonder.  

De FOD Economie kan echter niet oordelen over het feit of al dan niet een originele foto gebruikt werd en of de geëiste schadevergoeding al dan niet te hoog is. Daarvoor dient men naar de rechtbank te gaan. 

In een recent vonnis oordeelde de rechter dat de activiteiten die Permission Machine ontwikkelt hoofdzakelijk zijn gericht op het onder druk genereren van inkomsten uit vastgestelde (vermeende) schendingen van auteursrechten en niet op het doen ophouden ervan. De rechter oordeelde ook dat Permission Machine niet overtuigend aantoonde dat de foto’s ­beschermd zouden zijn onder het auteursrecht en dat het over de rechten ­erop beschikt. En dat het aangerekende bedrag willekeurig leek en is opgedreven met allerhande onbewezen kosten.

Tip : zorg ervoor dat de sponsoring je niet meer kost dan het oplevert. 

SOORTEN SPONSORING :

• Structurele sponsoring (bijvoorbeeld jaarlijks sponsorpakket)
• Projectsponsoring

VOORDELEN VAN SPONSORING:

• extra (on)rechtstreekse inkomsten: sponsors kunnen potentiële leden, klanten, bezoekers aanbrengen en dus extra inkomsten. 
• versterking imago: een sponsor die goed bij de uitstraling van je vereniging past, is een meerwaarde. 
• extra publiciteit: sponsors kunnen ook zelf extra publiciteit maken voor bv. een evenement van je vereniging of VZW. 

NADELEN VAN SPONSORING:

• tijd en kennis: het kost tijd en moeite om te zoeken naar (de juiste) sponsors. Men kan best goed voorbereid zijn als men een potentiële sponsor aanspreekt.
• eisen sponsors: sponsors wensen steeds meer dat hun product/dienst goed uit de verf komt bij publiciteit door jouw vereniging of VZW. 

SPONSOROVEREENKOMST:

Een sponsorovereenkomst is een zakelijke overeenkomst (overhandiging nodig) die in een contract wordt vastgelegd. Hier kan je een model van sponsorovereenkomst terugvinden. 

Lees hier meer over het fiscaal voordeel van de sponsor.

In de loop van de coronacrisis werd het mogelijk om met de algemene vergadering van de VZW ook elektronisch en schriftelijke te vergaderen. In sommige gevallen kan men zelfs op voorhand stemmen. Hierdoor ontstaan er verschillende mogelijkheden om de algemene vergadering van de VZW te organiseren. We vatten het samen:

De algemene vergadering kan zowel fysiek, elektronisch als schriftelijk vergaderen, zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn. Het is het bestuursorgaan dat beslist op welke wijze de algemene vergadering wordt georganiseerd.

Zowel bij een fysieke als elektronische algemene vergadering kan er vooraf via elektronische weg gestemd worden.  Deze mogelijkheid om voorafgaand aan de algemene vergadering langs elektronisch weg te stemmen, moet wel opgenomen zijn in de statuten van de VZW.

Let op: Bij de schriftelijke algemene vergadering valt het tijdstip waarop het besluit van de algemene vergadering is aangenomen samen met de laatste handtekening. De mogelijkheid om op voorhand elektronisch te stemmen, is hier dus niet van toepassing.

Meer weten over het elektronisch en schriftelijk vergaderen? Klik hier.

Meer weten over de samenstelling, bevoegdheden, bijeenroeping en deelneming aan de algemene vergadering? Klik hier.

De bedragen die VZW's moeten betalen bij de bekendmaking van de oprichtingsakte van een VZW of de neerlegging/publicatie van een wijzigingsakte (bv benoeming of ontslag nieuwe bestuurders, wijziging statuten, ontbinding,...) zijn vanaf 1 maart 2022 de volgende:

• Oprichting op papier : 171,00 euro + 21% B.T.W. = 206,91 euro
• Oprichting elektronisch : 123,50 euro + 21% B.T.W. = 149,44  euro
• Wijziging op papier (elektronisch niet mogelijk) : 115,90 euro + 21% B.T.W. = 140,24 euro

De betalingen moeten vooraf gebeuren. Meer info vind je hier.

In 2022 zijn de vastgelegde maximumbedragen voor de forfaitaire vrijwilligersvergoeding:

• 36,84 euro per dag
• 1.473,37 euro per jaar

In 2021 was dat 35,41 euro per dag en 1416,16 euro per jaar (klik hier voor al de geïndexeerde bedragen).

Er bestaan verschillende soorten vrijwilligersvergoedingen die niet zomaar met elkaar gecombineerd kunnen worden. Meer weten over de vrijwilligersvergoeding?

1. Zo kunnen vrijwilligers worden vergoed via een forfaitaire vrijwilligersvergoeding.  De vereniging keert dan een forfaitair bedrag uit om de gemaakte kosten te vergoeden. Indien men voor deze regeling kiest, dienen de vrijwilligers niet te bewijzen dat ze kosten hebben gemaakt.  Het bedrag is (op enkele uitzonderingen na) beperkt tot 36,11 euro per dag en 1.444,52 euro per jaar. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Klik hier voor de meest recente lijst.
2. Een andere mogelijkheid is een reële vrijwilligersvergoeding waarbij de vrijwilligers hun kosten moeten bewijzen. Indien ze dit kunnen, zal de vereniging het werkelijk betaalde bedrag vergoeden. 

In principe kan de forfaitaire vrijwilligersvergoeding niet gecombineerd worden met de reële vrijwilligersvergoeding.  Maar dat wil niet zeggen dat een vrijwilliger met een forfaitaire vrijwilligersvergoeding geen aankoop kan doen voor de vereniging. De door de vrijwilliger gemaakte kosten (vrijwilliger doet een aankoop in naam of voor rekening van de organisatie) worden niet beschouwd als een terugbetaling van de reële kosten en kan dus wel gecombineerd worden met een forfaitaire vrijwilligersvergoeding.

Bijvoorbeeld:

• Als de vrijwilliger (die al een forfaitaire vrijwilligersvergoeding ontvangt) enveloppen of postzegels aankoopt voor de organisatie, dan kan hij de terugbetaling vragen aan zijn organisatie op basis van zijn aankoopbewijs. 
• Als de vrijwilliger (die al een forfaitaire vrijwilligersvergoeding ontvangt) tijdens een evenement van de vereniging op vraag van de vereniging broodjes gaat kopen voor alle vrijwilligers, dan kan hij de terugbetaling vragen aan zijn organisatie op basis van zijn aankoopbewijs. 

De vrijwilliger kan de aankoop op verschillende manier bewijzen, zoals het tonen van het kasticket, een factuur,…

Ontdek ook ons handig stappenplan over de vrijwilligersvergoeding.

Hier kan je een voorbeeld vinden van een uitnodiging van een digitale vergadering. 

We vermelden :

1. Alle VZW-gegevens die op ieder officieel document moeten staan: 

• de naam van de VZW, onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden “vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “VZW”.
• de nauwkeurige aanduiding van de zetel van de VZW.  
• het ondernemingsnummer.
• het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de rechtbank van de zetel van de VZW.
• in voorkomend geval het e-mailadres en de website van de VZW.
• en, in voorkomend geval, het feit dat de VZW in vereffening is.

2. De datum, uur en plaats van de algemene vergadering.

3. De vermelding met welk elektronisch communicatiemiddel er gebruikt gaat worden, evenals de link waarmee toegang verkregen kan worden.

4. Wie werd aangeduid als het Bureau van de algemene vergadering (doorgaans zijn dit 2 bestuurders): De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet louter langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Het is essentieel dat de leden van het bureau aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd omdat zij de notulen moeten maken en tekenen en zij zijn verantwoordelijk om de geldige samenstelling van de vergadering te controleren. Er is nergens wettelijk bepaald wie dit moet zijn. Je kan hiervoor bijvoorbeeld enkele kernleden kiezen (voorzitter, secretaris, penningmeester,…).

5. De agendapunten.

6. Eventuele bijlagen worden mee verstuurd met de uitnodiging (bv de statuten, intern reglement) als deze goedgekeurd moeten worden.

7. De leden kunnen zich bij afwezigheid op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid of, indien de statuten het toelaten, door een persoon die geen lid is. Hiervoor kan er een volmachtformulier meegestuurd worden.

8. Datum van uitnodiging en handtekening van uitnodigende bestuurder (optioneel en mag ook een digitale handtekening zijn).

Bekijk hier het modeldocument.

Lees ook onze eerdere blogs hierover. Of gaat je vergadering fysiek door? Klik hier.

Bestaande VZW’s (die bestonden voor 1 mei 2019) moeten vanaf 1 januari 2020 de dwingende nieuwe regels uit het WVV toepassen. Daarnaast moeten deze bestaande VZW’s hun statuten aanpassen aan de nieuwe wetgeving voor 1 januari 2024.  Ook bestaande VZW’s die in tussentijd de statuten wijzigen, moeten de statuten volledig aanpassen aan het nieuwe Wetboek.

We raden alle bestaande VZW’s aan om niet te wachten tot 1 januari 2024 en zo snel mogelijk spontaan de statuten te wijzigen. Want sinds 1 januari 2020 zijn de dwingende regels van het nieuwe Wetboek van kracht, ook al zijn ze in strijd met de statuten, die dus uiterlijk op 1 januari 2024 moeten aangepast zijn. 

Een snelle aanpassing zorgt voor minder verwarring en meer duidelijkheid!
 

Alles weten over de nieuwe regels voor VZW’s? In ons boek leggen we alle veranderingen op een praktische manier uit.

Een VZW kan een intern reglement, vroeger gekend als ‘huishoudelijk reglement’,  opstellen en daarin kunnen de meest uiteenlopende zaken worden opgenomen:

•  Afspraken rond deugdelijk bestuur of “corporate governance”
• Verdere uitwerking van de statuten
• Voorschriften rond het gebruik van het clublokaal, praktische afspraken, kledingvoorschriften, prijsreglementen, gedragsregels, …
• …

Is dat verplicht?

Het opmaken van een intern reglement door de VZW is niet verplicht. Maar wanneer er een intern reglement wordt opgemaakt, hangen daar wel een aantal voorwaarden aan vast:

Voorwaarden:

• De mogelijkheid moet in de statuten zijn voorzien
• Het bestuursorgaan maakt het intern reglement, tenzij de statuten hiervoor een ander orgaan aanwijzen.
• De statuten moeten een verwijzing maken naar de laatst goedgekeurde versie van het intern reglement, maar het bestuursorgaan kan de verwijzing in de statuten aanpassen en openbaar maken.
• Het intern reglement en eventuele wijzigingen moeten (actief) meegedeeld worden aan de leden. Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden:  via e-mail (indien de leden een officieel e-mailadres hebben doorgegeven), per post of het publiceren op de website van de VZW (nieuw sinds 2020).
• Het intern reglement kan geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met dwingende wetsbepalingen of de statuten.
• Het intern reglement kan geen bepalingen bevatten over materies waarvoor het wetboek een statutaire bepaling vereist.

Verwijzing naar de laatst goedgekeurde versie in de statuten

Als de VZW werkt met een intern reglement, moet er in de statuten van de VZW verwezen worden naar de laatst goedgekeurde versie van dit intern reglement. 

Dit kan door de datum van het recentst goedgekeurde intern reglement op te nemen in de statuten. Een nieuw intern reglement zorgt er bijgevolg voor de de VZW de statuten moet aanpassen. 

Om dit te kunnen omzeilen, vroegen een aantal VZW’s zich af of je ook naar de laatst goedgekeurde versie van het intern reglement kan verwijzen door een link naar een webpagina met deze laatste versie van het intern reglement op te nemen in de statuten. De minister gaf in een antwoord op een parlementaire vraag aan dat dit niet toegelaten is. 

Meer weten over de statuten en het intern reglement van de VZW? Ontdek dan ons interactief stappenplan.

Wil je weten welke beslissingen neergelegd moeten worden? Check ons stappenplan.

Deze formulieren I en II worden op de griffies nagekeken en ze worden regelmatig teruggestuurd naar de VZW omdat deze niet in orde zijn.

Wanneer mogen griffies aanvraagformulieren I en II weigeren?

De griffies kunnen het volgende nagaan:

• Of het neergelegde stuk moet worden neergelegd krachtens de wet;
• Of de juiste formulieren daadwerkelijk gebruikt werden en correct ingevuld zijn;
• Of de betalingswijze daadwerkelijk in acht genomen werd;
• Of de vermeldingen bestemd voor de Kruispuntbank van Ondernemingen correct opgegeven werden.

Griffies zijn niet bevoegd om een inhoudelijke analyse van de documenten te doen. Zij mogen dus formulieren I en II niet weigeren en terugsturen op basis van inhoudelijk opmerkingen. 

Dit werd bevestigd door de Minister van Justitie in een antwoord op een parlementaire vraag.

Wat als die neerlegging nooit gebeurde en je nu geen contactgegevens meer hebt van die oude bestuurders?

In de praktijk gebeurt het dat bestuurders jaren geleden ontslagen werden, maar dat dit nooit werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Wanneer de VZW dit alsnog in orde wilt brengen, worden ze wel eens geconfronteerd met het probleem dat die bestuurders al lang niet meer actief zijn in de VZW en er enkel oude contactgegevens beschikbaar zijn.

Voor publicatie van het ontslag van de bestuurders in het Belgisch Staatblad heeft men echter wel gegevens van deze oude bestuurders nodig. Op aanvraagformulier II dient men namelijk het rijksregisternummer van deze personen in te vullen.

Hoe oplossen?

Bij gebrek aan een gekend identificatienummer (rijksregisternummer of BIS-nummer) kunnen de personen die de VZW rechtsgeldig kunnen vertegenwoordigen (bijvoorbeeld de huidige bestuurders) een verklaring tekenen waaruit blijkt dat het identificatienummer van de ontslagnemende bestuurder(s) niet gekend is.

Wanneer er in de VZW alleen maar inactieve bestuurders overblijven kan de aanstelling van een voorlopig bewindvoerder worden gevraagd (procedure via de rechtbank). De voorlopig bewindvoerder zal als voornaamste taak de bijeenroeping van de algemene vergadering, met als agenda de aanstelling van nieuwe bestuurders, hebben.

Door de coronacrisis wordt er steeds vaker elektronisch vergaderd door het bestuursorgaan. Er kan dan gebruikt gemaakt worden van een elektronische handtekening om de notulen van het bestuursorgaan te tekenen. 

Welke soort elektronische handtekening kan gebruikt worden?

Er wordt geen specifiek veiligheidsniveau opgelegd voor het gebruik van de elektronische handtekening. Verschillende soorten elektronische handtekeningen kunnen dus gebruikt worden.

Bijvoorbeeld:

• Een afbeelding van een handmatig getekende handtekening die in een Word-document is geplakt.
• Een handtekening via een handtekeningsprogramma zoals DocuSign, Adobe,…
• Een biometrische handtekening via een programma dat bijvoorbeeld werkt met vingerafdrukken.
• ….

En wat met kopieën voor derden?

Kopieën van de notulen van het bestuursorgaan van een VZW voor derden moeten ondertekend worden door één of meerdere vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.

In principe kunnen deze kopieën ook elektronisch getekend worden. Maar er geldt een uitzondering voor kopieën die moeten worden neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank (bijvoorbeeld de benoeming en het ontslag van dagelijks bestuurders). Vandaag moeten deze kopieën op papier neergelegd worden op de griffie. Deze kopiën moeten bijgevolg ook een handgeschreven handtekening van één of meerdere vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan bevatten.

(Een andere en veel omslachtigere optie is om de elektronische handtekening te laten dematerialiseren door bijvoorbeeld een waarmerking door de notaris.)

Dit zal worden uitgebreid naar vrijwilligers actief in organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding aan minderjarigen.

Organisaties actief in deze sectoren zullen via een uittreksel uit het strafregister het goed en zedelijk gedrag van nieuwe medewerkers/vrijwilligers, die structureel in contact komen met minderjarigen, moeten controleren. Het gaat dus onder andere over jeugdtrainers, dirigenten van jeugdorkesten, leiding in de jeugdbeweging,… De vrijwilligers moeten niet noodzakelijk een blanco strafblad hebben. Maar er moet wel sprake zijn van een onberispelijk gedrag in de omgang met minderjarigen.

De nieuwe regels moeten nog goedgekeurd worden door het Vlaams parlement en zouden vermoedelijk vanaf midden 2022 van kracht zijn.

We houden jullie op de hoogte!
 

Kunstenaars kunnen voor hun artistieke prestaties of werken beroep doen op de regeling van de kleine vergoedingsregeling voor kunstenaars. Deze is niet te combineren met een andere kostenvergoeding (zoals kilometers).

Voor het jaar 2022 gelden volgende bedragen:

• maximaal 134,63 euro per dag per opdrachtgever (in 2021 was dit 132.13 euro, in 2020 was dit 130,79 euro en in 2019 was dit 128,93 euro);
• niet meer dan 7 dagen na elkaar bij dezelfde opdrachtgever;
• niet meer dan 30 dagen per jaar;
• maximaal 2692,64 euro per jaar (in 2021 was dit 2642.53 euro en in 2020 was dit 2615,78 euro per jaar)

Zolang de kunstenaar deze grenzen niet overschrijdt en aan bepaalde voorwaarden voldoet, zijn de vergoedingen niet belastbaar en niet onderworpen aan RSZ en moeten er geen fiscale fiches worden opgemaakt. Wel moet je in het bezit zijn van een kunstenaarskaart. Deze kan je aanvragen via artist@work.

Klik hier voor al de geïndexeerde bedragen.

• vrijwillig, door een besluit van de algemene vergadering, 
• van rechtswege omdat een bepaald in de wet of statuten omschreven feit of gebeurtenis zich voordoe
• door een gerechtelijke beslissing.

Na de ontbinding van de VZW volgt de vereffening.

Op zoek naar meer info over de ontbindingen en vereffening van de VZW? Hier vind je een uitgebreide toelichting. 

Uit een antwoord op een vraag aan de minister blijkt dat er ook gewerkt wordt aan een nieuwe grond om een VZW te beëindigen: de administratieve schrapping. Vandaag is zo’n administratieve schrapping nog niet mogelijk, maar er wordt wel werk van gemaakt.

Met deze administratieve schrapping wil men een einde maken aan de vele VZW’s die op papier blijven bestaan maar in realiteit al jaren niet meer actief zijn en niet meer in regel zijn. 
In de toekomst zullen VZW’s administratief geschrapt kunnen worden in de kruispuntbank voor ondernemingen (KBO) wanneer zij niet in orde zijn met de verplichtingen van het UBO-register.

Het zal niet zo zijn dat de VZW’s direct administratief geschrapt worden van zodra ze in gebreke zijn. Er zullen termijnen worden vastgelegd om de VZW’s de tijd te geven om zich alsnog in regel te stellen.

Men is momenteel bezig met het uitwerken van de procedure en voorwaarden voor deze administratieve schrapping en verwacht dit tegen het voorjaar van 2023 rond te hebben. 
We houden jullie op de hoogte!

Wanneer de (dagelijks) bestuurders van een VZW benoemd worden, ontslag nemen of ontslagen worden, dan moeten die beslissingen bekend gemaakt worden door neerlegging van de beslissing en bijhorende publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Vaak zie je dat de officieel bekend gemaakte bestuurders en dagelijks bestuurders niet overeenkomen met de effectieve praktijk. In vele VZW’s vergeet men een publicatie te doen in het Belgisch Staatsblad telkens wanneer de samenstelling van het bestuursorgaan of andere organen verandert. Dit moet gebeuren via Formulier I en II.

2. Het niet neerleggen van de jaarrekening van de zeer kleine VZW op de griffie van de Ondernemingsrechtbank

VZW’s dienen binnen de 30 dagen na de goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering deze neer te leggen bij de Nationale Bank van België. Maar voor zeer kleine VZW’s geldt er een uitzondering. Zij moeten de jaarrekening niet bij de Nationale Bank van België maar op de griffie van de Ondernemingsrechtbank neerleggen.

Dit is belangrijk. Want wanneer dit niet gebeurt uiterlijk 7 maanden na de afsluiting van het boekjaar, kan de VZW gerechtelijk ontbonden worden.
Meer weten over de boekhoudkundige verplichtingen van de VZW? We geven hier een overzicht. 

3. De uiteindelijke begunstigden van de VZW niet registeren in het UBO-register 

VZW’s zijn verplicht informatie over de uiteindelijke begunstigden van de VZW in te winnen en bij te houden. Deze informatie moet vervolgens elektronisch worden overgemaakt in het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner / register uiteindelijke begunstigden). Dit kadert in de bestrijding van witwaspraktijken en terrorisme: men wil zicht krijgen op de mensen achter bepaalde constructies.
Wie zijn die uiteindelijke begunstigden en wat moet de VZW allemaal doen om dit in orde te brengen? We helpen je met een handig stappenplan.

4. Geen aangifte van de patrimoniumtaks

De patrimoniumtaks is een taks berekend op de bezittingen van een VZW.  Op een paar uitzonderingen na moet elke VZW met bezittingen ter waarde van meer dan 25.000 euro jaarlijks 0,17% taks betalen op die bezittingen.

Elke VZW, ook die uiteindelijk geen patrimoniumtaks moeten betalen, moet hier elk jaar voor 31 maart zelf spontaan aangifte van doen. 

Via een handig stappenplan geven we meer info.
We loodsen je ook door de aangifte met extra uitleg bij het aangifteformulier.

5. Niet stilstaan bij een eventuele btw-plicht

Wanneer een VZW btw-plichtig is, moet er minstens driemaandelijks een btw-aangifte gebeuren en jaarlijks een klantenlisting worden opgemaakt.
Wat is btw, wanneer is de VZW btw-plichtig en wanneer niet? Je ontdekt het hier.

En wat moet je allemaal doen wanner de VZW btw-plichtig is? Via ons stappenplan loodsen we je door de verplichtingen.

Wie de registratie in het UBO-register voor 1 januari in orde brengt, zal de ontvangen boete niet moeten betalen. 

Dat werd op donderdag 9 december bevestigd door de minister van Financiën.

Wil je meer weten over de boetes die de afgelopen weken verstuurd werden door de FOD Financiën? Bekijk dan ons eerder blogbericht.

Wil je weten wat het UBO-register is en wat je allemaal moet doen om de registratie in het UBO-register in orde te brengen? Raadpleeg dan ons interactief stappenplan.

 

!! UPDATE : Op 9 december werd beslist dat VZW's die nu snel de UBO-registratie in orde brengen geen boete moeten betalen : Lees onze Nieuwsflash !

VZW’s zijn sinds september 2019 (met uitstel tot begin 2020) verplicht informatie over de uiteindelijke begunstigden van de VZW in te winnen en bij te houden. Deze informatie moet vervolgens elektronisch worden overgemaakt in het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner / register uiteindelijke begunstigden). Dit kadert in de bestrijding van witwaspraktijken en terrorisme: men wil zicht krijgen op de mensen achter bepaalde constructies.

Jaarlijks moet je de juistheid van het UBO-register van je VZW bevestigen en sinds  11 oktober 2020 moeten VZW’s ook de nodige bewijsstukken opladen of (om het iets makkelijker te maken) de link met het Belgisch Staatsblad bevestigen (waar vele bewijsstukken sowieso al terug te vinden zijn). 

Boetes 

Eerder stuurde de FOD Financiën al herinneringsbrieven naar de VZW’s die nog niet in orde worden met de registratie in het UBO-register. De afgelopen weken troffen heel wat bestuurders van VZW’s ook effectief een boete aan in de brievenbus.  

Hoewel elke bestuurder een brief ontving, gaat over één boete per VZW. Het is voldoende dat één bestuurder betaalt. De boete kan ook door de VZW zelf betaald worden. Dat wordt ons bevestigd.

In de brief kan men lezen dat men binnen de 60 dagen in beroep kan gaan bij Raad van State. Daarnaast heeft men ook het recht om gehoord te worden. Daarvoor kan men contact opnemen via de gegevens op de brief die men gekregen heeft. 

Naast het betalen van de boete is het aangewezen om de registratie in het UBO-register zo snel mogelijk in orde te brengen. Ook VZW’s die nog geen boete ontvingen maar ook nog niet in orde zijn met de registratie in het UBO-register, brengen dit best zo snel mogelijk in orde!

Interactief stappenplan

Wil je weten wie de uiteindelijke begunstigden precies zijn, welke bewijsstukken je moet aanleveren en wat je allemaal moet doen om de registratie in het UBO-register in orde te brengen?

Raadpleeg dan ons interactief stappenplan.
 

In het (dagelijks) bestuur van een VZW kan ook een rechtspersoon (bijvoorbeeld een onderneming of andere VZW) zetelen. Wanneer een rechtspersoon een mandaat van bestuurder en/of dagelijks bestuurder opneemt binnen een VZW, dan moet deze rechtspersoon een natuurlijk persoon benoemen als vaste vertegenwoordiger. Deze vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon wordt belast met de uitvoering van dat mandaat in naam en voor rekening van de rechtspersoon. 

Voorbeeld: De VZW ‘De Noord-Limburgse wandelvrienden’ zetelt in het bestuursorgaan van ‘De Limburgse Wandelvereniging’. Omdat een rechtspersoon een mandaat van bestuurder opneemt, moeten zij een vaste vertegenwoordiger aanduiden. Deze zal in naam van ‘De noord-Limburgse Wandelvrienden’ in het bestuursorgaan van ‘De Limburgse Wandelvereniging’ zetelen. 

Let op: Terwijl er vroeger meerdere natuurlijke personen een rechtspersoon konden vertegenwoordigen in het bestuursorgaan van de VZW (toen nog ‘raad van bestuur’), kan elke rechtspersoon die deel uitmaakt van het bestuursorgaan van de VZW vandaag slechts één vaste vertegenwoordiger aanduiden. 
 
 Deze vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon is:

• hoofdelijk met hem aansprakelijk alsof hij zelf het betrokken mandaat in eigen naam en voor eigen rekening had uitgevoerd; Meer weten over de aansprakelijkheid binnen een VZW? Klik hier.
• gebonden aan de regels inzake belangenconflicten voor leden van het bestuursorgaan; Meer weten over hoe je moet omgaan met een belangenconflict van een bestuurder in een VZW? Klik hier.
• niet in de mogelijkheid om in eigen naam noch als vaste vertegenwoordiger van een andere rechtspersoon-bestuurder te zetelen in het bestuursorgaan.

Als de rechtspersoon de opdracht van de vaste vertegenwoordiger wil beëindigen, dan moet er tegelijkertijd een opvolger worden benoemd.
 
De regels van openbaarmaking voor de benoeming en de beëindiging van het mandaat van de rechtspersoon zijn ook van toepassing op diens vaste vertegenwoordiger.

Voorbeeld: In een VZW bestaat het bestuursorgaan uit drie andere VZW’s. Deze bestuurders-rechtspersonen moeten elk een vaste vertegenwoordiger aanduiden. Deze persoon moet ook met naam en toenaam bekend gemaakt worden in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. 

Nieuwe verplichting sinds nieuwe Wetboek 

De vaste vertegenwoordiging van de rechtspersoon is nieuw sinds de inwerkingtreding van het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen (1 mei 2019).

VZW’s die sinds 1 mei 2019 werden opgericht, moeten zorgen dat hun statuten voldoen aan de verplichtingen van het nieuwe Wetboek. 

VZW’s die voor 1 mei 2019 werden opgericht, krijgen nog de tijd tot 1 januari 2024 om hun statuten aan te passen. Maar ook wanneer de statuten nog niet zijn aangepast, zijn de dwingende regels van het nieuwe Wetboek al van toepassing. De vaste vertegenwoordiging van de rechtspersoon is een dwingende regel van het nieuwe Wetboek en dus nu al van toepassing op alle VZW’s.  

Het is dus aan te te raden om de statuten van de VZW zo snel mogelijk aan te passen aan de nieuwe wetgeving (als dat nog niet gebeurd zou zijn). Sinds 1 januari 2020 zijn de dwingende regels van het Wetboek van toepassing, ook al zijn ze in strijd met de statuten, die ten laatste op 1 januari 2024 moeten aangepast zijn.

Het maken van beelden

Voor het maken van gerichte beelden is de toestemming nodig van de persoon die in beeld is. Dit kan een heel uitdrukkelijke toestemming zijn (bv. door het ondertekenen van een verklaring) of een impliciete toestemming (door te poseren voor de foto).
Voor niet-gerichte beelden heb je geen toestemming nodig, maar de betrokkene kan wel weigeren om ze te laten maken. 
Journalisten hebben ook geen toestemming nodig voor het maken van foto's die ze gebruiken voor het nieuws.

Het gebruiken van beelden

Voor het gebruiken van beelden gelden dezelfde principes als voor het maken van die beelden. Bij gerichte beelden heb je wel toestemming nodig.

Let op: voor het gebruiken van de beelden moet een aparte toestemming verkregen worden (dat wil zeggen naast de toestemming om de beelden te maken).
Voor niet-gerichte beelden heb je geen toestemming nodig.

Wat met minderjarigen?

Ook voor het maken van beelden van minderjarigen en het gebruik van die beelden is een toestemming nodig. Men gaat ervan uit dat minderjarigen met een onderscheidend vermogen (vanaf +/- 12 à 14 jaar) die toestemming zelf kunnen geven. In de andere gevallen is de toestemming van de ouders of voogd vereist.

Besluit

Algemeen kunnen we stellen dat verenigingen vooral het gezond verstand moeten gebruiken om de afwegingen inzake toestemming voor het maken en gebruiken van beelden te maken.
De meest veilige optie voor verenigingen bij het maken en gebruiken van foto’s is een schriftelijke toestemming (eventueel bij het begin van het verenigingsjaar of aan de inkom van een evenement).
Een andere (zij het minder sluitende) optie zou kunnen zijn dat de vereniging heel uitdrukkelijk én in de privacyverklaring én zichtbaar op een activiteit duidelijk maakt dat beelden kunnen worden genomen en gebruikt op “klassieke” manieren (eigen website, facebook,…). Indien met de beelden andere (commerciële) zaken worden gedaan, is een expliciete toestemming onontbeerlijk.

Meer weten?

Op zoek naar een glasheldere en praktijkgerichte handleiding voor VZW's en feitelijke verenigingen over de privacyverplichtingen (GDPR)?  

Sportverenigingen die sportinfrastructuur ter beschikking stellen om er bijvoorbeeld sportlessen of sportbegeleiding te geven, kunnen onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van een btw-vrijstelling:

• De diensten die worden vrijgesteld moeten betrekking hebben op het beoefenen van de sport zelf (bijvoorbeeld sportlessen of begeleiding bij het sporten wel en het samen kijken naar een wielerwedstrijd niet) en georganiseerd worden voor personen die actief aan sport komen doen (en bijvoorbeeld niet voor de toeschouwers).
• De organisatie mag geen winstoogmerk hebben. 
• De inkomsten van de activiteiten mogen alleen gebruikt worden om de kosten ervan te dekken.

Voorbeelden:

• Een dansschool (VZW) organiseert danslessen, vraagt hiervoor een vergoeding en gebruikt die vergoeding om de leraar en de kosten aan de danszaal te betalen.
• Een tennisclub (VZW) geeft tennisles aan kinderen en gebruikt de vergoeding die betaald wordt om de nodige tennisvelden aan te leggen.

Opgelet: 

• Er moet sprake zijn van een lichamelijke component. Voor schaken, kaarten, gamen en andere gelijkaardige activiteiten kan er geen gebruik gemaakt worden van deze vrijstelling. 
• Dit is niet de enige mogelijke vrijstelling voor sportclubs. Zo kunnen VZW’s onder andere kiezen voor een btw-vrijstelling wanneer de jaarlijkse omzet kleiner is dan 25.000 euro (excl. btw).

Ook wanneer ze online plaatsvinden

Naar aanleiding van de coronacrisis hebben heel wat VZW’ hun activiteiten noodgedwongen online georganiseerd. De meeste verenigngen zijn intussen opnieuw overgeschakeld naar fysieke activiteiten, sommigen kozen ervoor het bij online activiteiten te houden.  
Ook  wanneer ze online plaatsvinden (en wanneer aan alle bovenvermelde voorwaarden voldaan is) kan er gebruik gemaakt worden van de btw-vrijstelling. Dit werd recent bevestigd door de Minister van Financiën.

Voorbeeld:

Een dansschool die de danslessen niet organiseert in de danszaal, maar de leden toegang geeft tot online lessen.

Enkele maanden geleden werden deze formulieren gedigitaliseerd. Sindsdien verloopt de aangifte online via de toepassing ‘e604’.  Die kan je terugvinden op de website van de FOD Financiën: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/aangifte/aanvang-wijziging-einde-activiteit.

Het gaat over 3  formulieren:

• 604A: voor de aanvang van een btw-activiteit (ook het aanvragen van een btw-nummer)

Let op: bij de aanvang van een btw-activiteit, moet je eerst een ondernemingsnummer aanvragen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen

• 604B: voor de wijziging van een btw-activiteit
• 604C: voor het stopzetten van een btw-activiteit

Btw-plichtig of niet? Raadpleeg ons handig stappenplan.

Vanaf inkomstenjaar 2021 (aanslagjaar 2022) zal ook voor buitenlandse onroerende goederen gewerkt worden met een kaderstraal inkomen (KI). 

Dit heeft tot gevolg dat een aantal belastingplichtigen voortaan zelf spontaan aangifte zullen moeten doen van buitenlandse onroerende goederen zodat het KI en de belastbare basis berekend kan worden. 

Welke VZW’s moeten buitenlandse onroerende goederen aangeven?

Die nieuwe regeling is niet alleen van toepassing op inwoners van ons land die onderworpen zijn aan de personenbelasting, ook bepaalde rechtspersonen (o.a. VZW’s) vallen onder de nieuwe regelgeving. 
Wanneer de VZW een zakelijk recht (eigendomsrecht, recht van erfpacht, opstalrecht, recht van vruchtgebruik) op buitenlandse onroerende goederen (bijvoorbeeld gronden, gebouwen, materialen,…) heeft én de VZW bovendien onderworpen is aan de rechtspersonenbelasting (RPB), zal de nieuwe regeling van toepassing zijn en moet de VZW spontaan aangifte doen van buitenlandse onroerende goederen.

Op welk moment moeten die VZW’s buitenlandse onroerende goederen aangeven?

• Wanneer de VZW na 1 januari 2021 een onroerend goed aankocht in het buitenland, dan heb je vier maanden de tijd om spontaan aangifte doen bij de FOD Financiën. 
• Wanneer de VZW op 31 december 2020 al ‘eigenaar’ was, krijgt men nog langer de tijd om aangifte te doen. De buitenlandse onroerende goederen kunnen in dat geval aangegeven worden tot en met 31 december 2021. 

Wat als de VZW de buitenlandse onroerende goederen eerder al aangegeven heeft?

Wanneer de VZW de aangifte van buitenlandse onroerende goederen eerder al aangegeven heeft, ontvangt de VZW een aangifteformulier van de FOD Financiën. Je krijgt tot 31 december 2021 de tijd om het formulier in te vullen en in te dienen. 

Op welke manier moeten die VZW’s buitenlandse onroerende goederen aangeven?

De VZW kan de aangifte op drie manier indienen:

• Online aangifte via MyMinFin.
• Het aangifteformulier  mailen naar foreigncad@minfin.fed.be.
• Het aangifteformulier per post versturen naar volgend adres : Administratie Opmetingen en Waarderingen – Cel buitenlands KI – Koning Albert II laan 33, bus 459 – 1030 Brussel’.

Moet de VZW nog andere zaken aangeven?

Naast deze aangifte van buitenlandse onroerende goederen moeten nu ook aan aantal andere gebeurtenissen spontaan worden aangegeven:

• de ingebruikneming of de verhuring, indien deze de ingebruikneming voorafgaat, van de nieuw opgerichte of herbouwde onroerende goederen;
• de voltooiing van de werken aan de gewijzigde gebouwde onroerende goederen;
• de verandering in de wijze van exploitatie, de omvorming of de verbetering van ongebouwde onroerende goederen;
• de ingebruikstelling van nieuw of toegevoegd materieel of outillage, alsook de wijziging of de definitieve buitengebruikstelling van materieel of outillage.

!!  Let op !!   Deze aangifte dient te gebeuren binnen de 30 dagen.

Ook wanneer een VZW, die onderworpen was aan de vennootschapsbelasting, overschakelt naar de rechtspersonenbelasting zal die VZW dit moeten aangeven. Ook hier geldt een termijn van 30 dagen. 

Wat als de VZW de verplichte aangifte niet doet?

Wanneer de VZW de aangifteverplichtingen niet (tijdig) nakomt, kan er een administratieve geldboete van minstens 250 euro en maximaal 3.000 euro opgelegd worden. 

• De forfaitaire vrijwilligersvergoeding;
• De reële vrijwilligersvergoeding;
• De combinatieregeling.

Een handig stappenplan met meer uitleg over de verschillende vrijwilligersvergoedingen vind je hier.
Meer info over de vrijwilligersvergoeding vind je hier. 

OnbelasT

De vrijwilligersvergoeding is in principe een terugbetaling van kosten die de vrijwilliger maakt voor zijn activiteiten binnen de vereniging. Omdat het dus om een terugbetaling van kosten gaat en niet over een  'loon', is de vrijwilligersvergoeding niet belastbaar. Deze dient ook niet in de aangifte van de personenbelasting opgenomen te worden, zie verder.

Om vrijgesteld te worden van belasting mag de vrijwilligersvergoedingen niet hoger zijn dan de vastgestelde maxima.
Hier vind je de geïndexeerde maximumbedragen van de vrijwilligersvergoeding.

Binnenkort ook voor VZW’s die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting

Momenteel kunnen VZW’s die onderworpen zijn aan de rechtspersonenbelasting vrijwilligersvergoedingen uitkeren die vrijgesteld worden van belasting.

VZW’s die onderworpen zijn aan de  vennootschapsbelasting kunnen geen belastingvrije vrijwilligersvergoedingen uitkeren. 

Maar daar komt verandering in. De FOD Financiën zal zijn standpunt bijsturen waardoor binnenkort ook VZW’s onderworpen aan de vennootschapsbelasting vrijwilligersvergoedingen kunnen uitkeren die vrijgesteld worden van belasting. Dat bevestigde de minister in een antwoord op een parlementaire vraag.
Een aantal VZW’s, bijvoorbeeld grotere festivals , werden na controle van de fiscus onderworpen aan de vennootschapsbelasting in plaats van de rechtspersonenbelasting.  Hierdoor konden ze niet meer werken met vrijwilligers.

De ruimere interpretatie, zoals nu aangekondigd door de minister, lost dit probleem op en stelt ze in staat opnieuw onbelaste vrijwilligersvergoedingen uit te keren. We brengen jullie op de hoogte wanneer dit in voege gaat.
 

Een vereniging is verplicht een aantal verzekeringen af te sluiten:

1. Verzekering objectieve aansprakelijkheid voor brand en ontploffing 
2. Verplicht voor elke vereniging die een gebouw uitbaat dat toegankelijk is voor publiek).
3. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers.  Elke vereniging die werkt met vrijwilligers is verplicht deze verzekering af te sluiten. Uitzondering hierop zijn de feitelijke verenigingen die geen personeel tewerkstellen en niet zijn aangesloten bij een koepelorganisatie (VZW).
4. Arbeidsongevallenverzekering
5. Verplicht voor elke vereniging die werknemers in dienst heeft.
6. Autoverzekering
7. Verplicht voor elke vereniging die een auto bezit die op de openbare weg komt.
8. Andere: seingevers bij wielerwedstrijden, vrijwilligersorganisaties binnen ‘Welzijn, Volksgezondheid & gezin,...'

Hier vind je meer info over de verschillende verplichte verzekeringen.

Optionele verzekeringen

In een feitelijke vereniging en VZW kan men beslissen om een aantal optionele (dus niet verplichte) verzekeringen af te sluiten.

De meest voorkomende zijn de volgende:

1. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid  
2. Verzekering bestuurdersaansprakelijkheid
3. Brandverzekering
4. Verzekering persoonlijke ongevallen
5. Verzekering alle risico’s
6. Annulatieverzekering
7. Rechtsbijstandsverzekering
8. …

Hier vind je meer info over de verschillende optionele verzekeringen: 

Vrijwilligers verzekeren

Elke vereniging die werkt met vrijwilligers moet aandacht hebben voor de verzekering van die vrijwilligers. Afhankelijk van het soort vereniging moeten bepaalde verzekeringen al dan niet verplicht afgesloten worden. In dit handige, interactieve stappenplan geven we een overzicht.
 

Maar naar aanleiding van de coronacrisis werd er een uitstel voorzien.  VZW's die hun boekjaar tussen 31 december 2020 en 28 februari 2021 afsloten, krijgen uitstel tot en met 28 oktober 2021.

Hier vind je meer info over de nieuwe termijnen voor de aangifte van de rechtspersonenbelasting: klik hier.

Op zoek naar een praktisch stappenplan voor de aangifte van de rechtspersonenbelasting? Je vindt het hier terug: klik hier.
 

Wie zijn de uiteindelijke begunstigden van een VZW?

Hoe moet je de uiteindelijke begunstigden van een VZW registreren? Hier vind je meer info terug.

Veranderen de uiteindelijke begunstigden van de VZW nadien? Dan is het aan de VZW om dit zelf aan te passen in het UBO-register.

Veranderen de uiteindelijke begunstigden van de VZW nadien niet? Dan moet de VZW wel jaarlijks de gegevens bevestigen. Werd het UBO-register bijvoorbeeld op 15 juni 2020 ingevuld, dan moet je voor 15 juni 2021 de jaarlijkse bevestiging doen.

Bewijsstukken aanleveren

Sinds  11 oktober 2020 zijn alle informatieplichten en dus ook VZW’s verplicht om naast het registreren van de uiteindelijke begunstigden en de jaarlijkse bevestiging ook via het online platform elk document toe te voegen dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde adequaat, nauwkeurig en actueel is. Dit noemt men de ‘bewijsstukken’.

Wat zijn de bewijsstukken van de VZW?

VZW’s die al bestonden voor 11 oktober 2020 hebben de tijd tot 31 augustus 2021 om deze bewijsstukken op te laden. 

Men werkt momenteel voor deze bewijsstukken nog aan een automatische koppeling met het Belgisch Staatsblad. Wanneer deze koppeling actief is, zal men in het UBO-register moeten bevestigen dat alle informatie die rechtstreeks uit publicaties in het Belgisch Staatsblad werd gehaald correct is. Voor gegevens die ontbreken zal men wel de nodige documenten moeten uploaden. 

FAQ UBO

De FOD Financiën ontwikkelde een FAQ over het UBO-register. Deze kan je terugvinden op de website van de FOD Financiën.
https://financien.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210421_FAQ_UBO_NL.pdf

De financiële crisis maakte de wereld ervan bewust dat er nood was aan transparantie en regulering op de financiële markten met als doel de systeemrisico’s beter te beheersen. Hieronder wordt er een overzicht gegeven van wat deze code precies inhoudt en hoe het aangevraagd moet worden.

Wat is de LEI?

De Legal Entity Identifier (LEI) code is een wereldwijd erkende code van twintig tekens om rechtspersonen te identificeren.

Waarom de LEI?

Deze code zorgt ervoor dat financiële toezichthouders (FSMA)  over meer persoonlijke en nauwkeurige informatie beschikken. Op deze manier kunnen de financiële toezichthouders wereldwijd financiële transacties nauw op de voet volgen. dit zorgt voor het beter kunnen opsporen van eventuele onrechtmatige en frauduleuze transacties. De Europese Verordening 600/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 15 mei 2014 betreffende markten in financiële instrumenten en tot wijziging van Verordening (EU) nr. 748/2012 vormt de grondslag van deze verplichting.

Wanneer en voor wie?

De LEI-code is verplicht per 3 januari 2018 voor alle rechtspersonen (dus ook VZW’s) voor transacties van zowel op als buiten de beurs.

Voor welke transacties?

• Transacties in instrumenten die op de Europese markt verhandeld worden zoals staatsbon, obligaties, aandelen, schatkistpapier, warrants, beursgenoteerde fondsen, trackers...
• IPO’s (Initial Public Offering)
• Transacties in opties die op een markt verhandeld worden

Voor welke transacties niet?

Transacties in beleggingsverzekeringen, termijnrekeningen, deposito’s en kasbons, pensioensspaarrekeningen en employee benefits.

Hoe uw LEI aanvragen?

U kunt uw LEI aanvragen bij een LOU (Local Operating Unit). In België zijn er vier erkende uitgevende agentschappen:

• GS1 Belgium & Luxemburg (www.mylei.be)
• Xerius (www.xerius.be/lei)
• Acerta (www.acerta.be/nl/lei) 
• Lei Manager (https://www.lei-manager.com/)

Op deze websites staat stapsgewijs wat u moet doen. Het tarief is afhankelijk van het door u gewenste resultaat.

Auteur: Belma Ozdimir

Een VZW kan een intern reglement, vroeger gekend als ‘huishoudelijk reglement’,  opstellen en daarin kunnen de meest uiteenlopende zaken worden opgenomen:

• Afspraken rond deugdelijk bestuur of “corporate governance”
• Verdere uitwerking van de statuten
• Voorschriften rond het gebruik van het clublokaal, praktische afspraken, kledingvoorschriften, prijsreglementen, gedragsregels, …
• …

Is dat verplicht?

Het opmaken van een intern reglement door de VZW is niet verplicht. Maar wanneer er een intern reglement wordt opgemaakt, hangen daar wel een aantal voorwaarden aan vast:

Voorwaarden:

• De mogelijkheid moet in de statuten zijn voorzien.
• Het bestuursorgaan maakt het intern reglement, tenzij de statuten hiervoor een ander orgaan aanwijzen.
• De statuten moeten een verwijzing maken naar de laatst goedgekeurde versie van het intern reglement, maar het bestuursorgaan kan de verwijzing in de statuten aanpassen en openbaar maken.
• Het intern reglement en eventuele wijzigingen moeten (actief) meegedeeld worden aan de leden. Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden:  via e-mail (indien de leden een officieel e-mailadres hebben doorgegeven), per post of het publiceren op de website van de VZW (nieuw sinds 2020).
• Het intern reglement kan geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met dwingende wetsbepalingen of de statuten.
• Het intern reglement kan geen bepalingen bevatten over materies waarvoor het wetboek een statutaire bepaling vereist.

Welke leden moeten op de hoogte gebracht worden?

Wanneer het bestuursorgaan (zoals opgenomen in de statuten) een intern reglement opmaakt of wijzigt, moet dit meegedeeld worden aan de leden van de VZW. Dat kan via e-mail (indien de leden een officieel e-mailadres hebben doorgegeven), per post of het publiceren op de website van de VZW.
Minister Van Quickenborne bevestigde in een antwoord op een parlementaire vraag dat het gaat over de werkende leden. Toegetreden leden moeten niet op de hoogte gebracht worden. 

Klik hier voor het stappenplan.

Meer lezen over administratieve verplichtingen in een VZW? Klik hier.

Vergoed je als organisatie de dienstverplaatsingen van je vrijwilligers? Het maximale bedrag van de kilometervergoeding dat mag worden terugbetaald, werd geïndexeerd. Van 01.07.2021 tot en met 30.06.2022 is het nieuwe bedrag €0,3707/km. 
 
Een vereniging mag de vrijwilligers op wie ze beroep doet de kosten terugbetalen die ze voor de organisatie hebben gemaakt door het feit dat ze hun eigen voertuig voor vrijwilligerswerk hebben gebruikt.  De uitbetaalde kilometervergoeding mag het bedrag niet overschrijden dat wordt vastgesteld in de algemene regeling van de vergoedingen en toelagen van alle aard toegekend aan het personeel van de federale overheidsdiensten (KB van 26 maart 1965).
Zolang per vrijwilliger deze grenzen niet overschreden worden, zijn de vergoedingen niet belastbaar en niet onderworpen aan RSZ/moeten er geen fiscale fiches worden opgemaakt.
 

Een handig overzicht van de actuele geïndexeerde bedragen voor verenigingen vind je hier. 

Een feitelijke vereniging is, in tegentegenstelling tot een VZW, geen rechtspersoon en heeft bijgevolg geen eigen vermogen. De feitelijke vereniging kan zelf geen materialen, gronden, lokalen,… bezitten. Het vermogen van een feitelijke vereniging is eigendom van alle leden van de feitelijke vereniging. De individuele leden van een feitelijke vereniging zijn dus elk voor een deeltje eigenaar. 

Moeten successierechten betaald worden?

Heel wat feitelijke verenigingen maken wel gebruik van een bankrekening van de vereniging waarvan sommige leden volmachthouder kunnen zijn. Wanneer deze volmachthouder komt te overlijden, rijst vaak de vraag of het geld op die bankrekening meegenomen moet worden in de nalatenschap en er bijgevolg successierechten op betaald moeten worden door de erfgenamen.
In een antwoord op een parlementaire vraag bevestigt Vlaams minister van Financiën Matthias Diependaele dat de gelden op de rekening van de feitelijke vereniging niet moeten worden aangegeven bij het overlijden van het lid van de feitelijke vereniging en er bijgevolg ook geen successierechten moeten betaald worden. 

Wat als de bank de gelden van de bankrekening van de feitelijke vereniging toch doorgeeft aan de overheid?

Banken zijn bij wet verplicht om,  bij het overlijden van een klant die in ons land woont, een lijst op te stellen met alle tegoeden die de klant bij de bank aanhield en door te geven aan de overheid. Wanneer de bank de gelden van de bankrekening van de feitelijke vereniging op deze lijst zou hebben gezet, kunnen de erfgenamen met alle middelen, met uitzondering van de eed, aantonen dat de gelden op deze rekeningen niet toebehoren aan de overledene. Bijgevolg zullen er ook geen successierechten betaald moeten worden. 

Op 11 februari 2021 werd in het parlement een wetsontwerp goedgekeurd dat een jaarlijkse taks op effectenrekeningen invoert. Deze taks is niet te verwarren met de taks op effectenrekeningen die werd vernietigd door het Grondwettelijk Hof op 17 oktober 2019.

De nieuwe taks trad in werking op 26 februari 2021. Effectenrekeningen met een gemiddelde waarde van meer dan 1 miljoen euro vallen onder deze taks. Het gemiddelde wordt berekend aan de hand van 3 referentietijdstippen per jaar. Voor iedere effectenrekening met een gemiddelde waarde van meer dan 1 miljoen euro zal jaarlijks een taks verschuldigd zijn van 0,15% op de gehele waarde van de rekening.
 

Ook voor VZW’s?

De eerste taks op de effectenrekeningen die vernietigd werd door het Grondwettelijk Hof had enkel betrekking op effectenrekeningen van natuurlijke personen. Door de nieuwe jaarlijkse taks op effectenrekeningen worden alle effectenrekeningen geviseerd, dus ook effectenrekeningen van vennootscheppen, VZW’s, stichtingen, maatschappen, … wanneer deze een gemiddelde waarde van meer dan 1 miljoen euro hebben. 
Wanneer de VZW een effectenrekening heeft met een gemiddelde waarde van meer dan 1 miljoen euro zal men dus jaarlijks een taks van 0,15% moeten betalen op de gehele waarde van deze rekening.
Dit mag niet verward worden met de jaarlijkse “taks tot vergoeding der successierechten” of “patrimoniumtaks” die VZW’s en (private) stichtingen betalen op hun vermogen, wanneer dat  meer dan 25.000 euro bedraagt.

Moet de VZW zelf aangifte doen?

Wanneer een VZW een effectenrekening heeft met een gemiddelde waarde van meer dan 1 miljoen euro bij een Belgische tussenpersoon (bijvoorbeeld bank), zal deze tussenpersoon de taks zelf berekenen, inhouden en doorstorten aan de fiscale administratie. Voor Belgische effectenrekeningen hoeft de Belgische of buitenlandse rekeninghouder dus in principe zelf niets te doen. 
Wanneer een VZW een effectenrekening heeft met een gemiddelde waarde van meer dan 1 miljoen euro bij een buitenlandse tussenpersoon (bijvoorbeeld bank), moet de VZW zelf waken over de correcte aangifte en betaling van de taks. Buitenlandse tussenpersonen (bijvoorbeeld banken) zijn niet verplicht om de taks in te houden. Wanneer de VZW een effectenrekening heeft bij een buitenlandse tussenpersoon die de taks niet berekent, aangeeft en betaalt, moet de VZW zelf een aangifte doen en de taks betalen aan de fiscale administratie. 

Elke VZW is onderworpen aan een inkomstenbelasting: ofwel de rechtspersonenbelasting, ofwel de vennootschapsbelasting. De meeste VZW’s vallen onder de rechtspersonenbelasting. 
Een VZW is verplicht om elk jaar een aangifte van de rechtspersonen- of vennootschapsbelasting in te dienen via het online platform Biztax.

Oude regeling

Sinds de invoering van Biztax was het de gewoonte dat de uiterste datum voor de indiening van de aangifte van de rechtspersonenbelasting op de website van de FOD Financiën verscheen. Deze datum situeerde zich voor de meeste VZW’s ergens in het najaar (september/oktober/november). Zo moest in 2020 de aangifte van de rechtspersonenbelasting van 2019 voor 30 november ingediend zijn via Biztax.

Nieuwe duidelijke termijnen

Voor een VZW zal vanaf nu de uiterste datum van indiening van de aangifte vastgesteld worden op de laatste dag van de zevende maand volgend op het afsluiten van het boekjaar. 

Voorbeeld:  Een VZW heeft haar boekjaar afgesloten op 31 december 2020. De aangifte van de rechtspersonenbelasting moet bijgevolg ten laatste op 31 juli 2021 (= ‘de laatste dag van de zevende maand volgend op het afsluiten van het boekjaar’) ingediend worden.

Deze aangifte moet nog steeds online, via Biztax, ingediend worden. Minister Van Peteghem bevestigde in de commissie Financiën van de Kamer dat de toepassing begin juni beschikbaar zal zijn.

!! Tijdelijke uitzondering omwille van coronacrisis !!

Wegens de bijzondere omstandigheden die de coronacrisis met zich meebrengt, zullen de VZW’s die hun boekjaar afsluiten tussen 31 december 2020 en 28 februari 2021 uitstel krijgen voor het indienen van de aangifte van de rechtspersonenbelasting. Voor hen wordt er uitstel verleend tot en met 28 oktober 2021.

Goede zaak?

Deze wetswijziging brengt vooral heel wat duidelijkheid. Wat ook het boekjaar is (kalenderjaar, schooljaar, seizoen, … of nog iets anders), de indiening van de rechtspersonenbelasting/vennootschapsbelasting ligt duidelijk vast én loopt gelijk met de termijn voor het neerleggen van de jaarrekening (voor de kleine VZW’s bij de griffie, voor de andere VZW’s online bij de Nationale Bank van België): nl. uiterlijk 7 maanden na afsluiten boekjaar.

De volgende elementen moeten in de aanvraag opgenomen worden:

• Een afschrift van de statuten of van het huishoudelijke reglement indien er geen statuten bestaan
• De doelstellingen
• Het officiële bewijs van de stichtingsdatum (maand en jaar) (indien niet in de statuten vermeld: via gedateerde krantenknipsels, een attest van de Burgemeester…)
• Het adres van de zetel
• De voornamen, namen en privéadressen van de leden van het bestuursorgaan (voorzitter, secretaris, bestuurders…)
• Een activiteitenverslag van de afgelopen vijf jaar
• De toekomstige projecten
• De gedetailleerde financiële situatie van de groepering met onder andere de jaarlijkse rekeningen van de laatste vijf jaar
• Het huidige effectieve ledenaantal en sympathisanten
• De structuur en het organogram
• De federaties of organismen waarvan de groepering deel uitmaakt of waarbij ze eventueel aangesloten is, met vermelding van :
  1. Het eventuele aansluitingsnummer
  2. De naam en de voornaam van de voorzitter van de federaties/organismen
  3. Het adres en het telefoonnummer van de zetel van de federaties/organismen
• De historiek van de vereniging (markante gebeurtenissen)
• De juiste benaming van de groepering

De koning beslist

De aanvraag wordt vervolgens onderzocht en getoetst aan een aantal criteria (zoals het goed beheer, het niet-winstgevende doel dat door de vereniging wordt nagestreefd, de dynamiek van de vereniging, enz.). De titel ‘koninklijk’ is een gunst. Het is de Koning die beslist of een vereniging de titel zal ontvangen.

In geval van een positieve beslissing van de Koning, wordt het brevet verzonden naar de gouverneur van de provincie waar de zetel van de vereniging gevestigd is. De gouverneur moet vervolgens dit brevet in naam van de koning aan de verantwoordelijken van de vereniging bezorgen.

Geen verplichte naamsverandering voor een VZW

Wanneer een VZW na aanvraag bij het koningshuis de titel ‘Koninklijk’  krijgt, dan is dit een gunstmaatregel van de Koning.  De VZW is niet verplicht om een officiële naamswijziging door te voeren. De titel ‘Koninklijk’ moet dan ook niet gebruikt worden op officiële communicatie zoals facturen, aankondigingen, brieven, website,…

Het staat de VZW wel vrij om een officiële naamswijziging door te voeren nadat de Koning de titel ‘Koninklijk’ heeft toegekend. Wanneer de VZW kiest om een officiële naamswijziging door te voeren zullen ook de statuten van de VZW aangepast en gepubliceerd moeten worden in het Belgisch Staatsblad via een een neerlegging bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De nieuwe naam van de VZW (met toevoeging van de titel ‘Koninklijk’ moet vervolgens gebruikt worden in de officiële communicatie).

Let op: indien men dit van plan is, moet men wel al een aantal speciale vermeldingen in de statuten opnemen.

Beroepsverenigingen die voor 1 mei 2019 werden opgericht, hebben tot 1 januari 2024 tijd om zich om te vormen tot VZW. De beroepsverenigingen die zich op 1 januari 2024 niet hebben omgevormd, worden van rechtswege omgevormd tot een VZW.
 

Hoeveel beroepsverenigingen hebben zich al omgevormd tot VZW?

Uit Cijfers die ik opvroeg bij minister Clarinval blijkt dat er zich momenteel 15 beroepsverenigingen (2,6%),  die voor de invoering van het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen werden opgericht, hebben omgevormd tot VZW.
De andere 551 beroepsverenigingen hebben nog een kleine drie jaar de tijd om zich om te vormen. Nog heel wat werk voor de boeg.

Hoeveel nieuwe VZW’s werden al als beroepsvereniging erkend?

Er zijn 11 VZW’s die opgericht werden sinds de invoering van het nieuwe Wetboek vennootschappen en verenigingen die een erkenning als beroepsvereniging aangevraagd en gekregen hebben.

De rechtspersonenbelasting: hoe zat dat nu weer?

VZW’s die onderworpen zijn aan de rechtspersonenbelasting (RPB) worden niet belast op de winst, zoals vennootschappen in de vennootschapsbelasting. In de RPB worden VZW’s belast op bepaalde specifieke goederen/inkomsten/werkwijzen. Het gaat dan o.a. over:

• bepaalde onroerende goederen (bv. verhuur winkelruimte aan een onderneming)
• bepaalde roerende inkomsten (bv. verhuuropbrengst geluidsinstallatie, verhuur loges,…)
• meerwaarde bij verkoop van onroerende goederen (bv. verkoop gebouw 3 jaar na aankoop)
• vergoedingen rond mobiliteit/autokosten (bv. ter beschikking stellen van een auto van de VZW voor privédoeleinden)
• niet verantwoorde kosten (bv. wanneer er geen fiches worden opgemaakt voor werknemers of wanneer de grensbedragen vrijwilligerswerk worden overschreden)

De rechtspersonenbelasting & onroerende goederen/roerende inkomsten

Hoe zit het nu specifiek met de belasting op onroerende goederen en belasting op roerende inkomsten in de rechtspersonenbelasting?

Wat betreft de onroerende goederen:

Deze worden belast op het kadastraal inkomen (KI) via de onroerende voorheffing. Het KI is een door de overheid geschat forfaitair bedrag dat de netto-huurinkomsten in 1975 vertegenwoordigt (jaarlijks geïndexeerd). 

• deze inkomsten moeten niet worden aangegeven in de RPB
• deze inkomsten vallen immers al onder de onroerende voorheffing en worden daar belast (tenzij ze daar zijn vrijgesteld)

De inkomsten uit verhuur van onroerende goederen worden belast op het “huurexcedent”, dit is het deel van de huurprijs dat hoger is dan het forfaitair vastgestelde KI (bv. de verhuur van een winkelruimte aan een onderneming)

• deze inkomsten moeten worden aangegeven in de RPB, tenzij vrijgesteld (zie verder)
• deze inkomsten zullen belast worden in de RPB , tenzij vrijgesteld (zie verder)

Wat betreft bepaalde roerende inkomsten (bv. de verhuur van een cafetaria, verhuur van loges, interesten, televisierechten,…)

• deze inkomsten moeten worden aangegeven in de RPB
• deze inkomsten werden reeds belast door toepassing van de roerende voorheffing

Let op: wat betreft de onroerende goederen die verhuurd zijn, worden heel wat inkomsten voor VZW’s vrijgesteld in de RPB, nl.:

1. Inkomsten van in België gelegen goederen uit:

• privéverhuur (bv. verhuur appartement aan een gezin om erin te wonen)
• pacht voor tuin- en landbouw
• verhuur aan huurders zonder winstoogmerk voor bepaalde doeleinden (erediensten/onderwijs/hospitalen/vakantiehuizen/andere soorten weldadigheidsinstellingen) (bv. een VZW verhuurt een polyvalente zaal aan een school om expressielessen te geven)

2. Inkomsten uit onroerende goederen die in het buitenland zijn gelegen waarbij een dubbelbelastingverdrag bepaalt dat dat de heffing van toepassing is in het land waarin het onroerend goed zicht bevindt. 

Hoe zit het met verhuur van lokalen?

Wanneer men lokalen van een VZW verhuurt, wordt dat meestal gezien als een combinatie van:

• inkomsten uit onroerende goederen (het gebouw)
• inkomsten uit roerende goederen (de meubels, inrichting,…)

Het is echter niet altijd duidelijk hoeveel procent men moet toekennen aan de verhuur van het gebouw (onroerend) en hoeveel procent aan het verhuur van het meubilair (roerend).

Het is dus belangrijk duidelijk een opsplitsing te kunnen maken tussen onroerende inkomsten enerzijds en roerende inkomsten anderzijds (stap 1), vervolgens volgt elk van deze de eigen regels inzake belasting (stap 2).

Bijvoorbeeld: een lokale scoutsafdeling is als VZW onderworpen aan de RPB. Ze hebben eigen gemeubelde lokalen die ze tijdens de schoolvakanties verhuren aan andere jeugdbewegingen. Deze inkomsten moeten aangegeven worden in de RPB. Maar hoeveel procent van de huurinkomsten moeten ze toekennen aan de verhuur van het gebouw (onroerend) en hoeveel procent aan de verhuur van het meubilair (roerend)?

Via een parlementaire vraag aan minister Van Peteghem konden we duidelijkheid scheppen: 

Gezamenlijke huurprijs onroerend goed en meubilair

Wanneer VZW’s hun lokalen gemeubileerd verhuren en een gezamenlijke huurprijs aanrekenen voor het gebouw (onroerend) en het meubilair (roerend), moet men in de aangifte van de rechtspersonenbelasting de verhouding 60-40 hanteren. Dit heeft tot gevolg dat:

• in de RPB 60% aangegeven moet worden bij onroerende inkomsten, tenzij men vrijgesteld is 
• in de RPB 40 % moet aangegeven worden bij roerende goederen (enkel ter controle). Daarnaast is er echter ook aangifte (en betaling) roerende voorheffing nodig.

Bijvoorbeeld: een voetbalclub verhuurt haar kleedkamers en ingerichte cafetaria elk jaar aan een een school om er sportlessen te geven. In de huurovereenkomst wordt één huurprijs vermeld. Die huurprijs omvat zowel de huur van het gebouw als het meubilair. 60% van de huurprijs wordt aanzien als onroerende inkomsten (maar vrijgesteld wegens verhuur aan een school) en 40% als roerende inkomsten (moet worden aangegeven in de RPB+betaling roerende voorheffing).

Afzonderlijke huurprijs onroerend goed en meubilair

Bepaalde VZW’s verhuren hun lokalen gemeubileerd en hebben een afzonderlijk huurprijs voor het onroerend goed en het meubilair opgenomen in de huurovereenkomst. In dat geval moet men bij de aangifte niet werken met de 60-40 verhouding maar kan men de bedragen aangeven zoals opgenomen in de huurovereenkomst. 

Het gedeelte van de huurprijs dat betrekking heeft op verhuring van het gebouw wordt opgenomen in de rubriek ‘onroerende inkomsten’ bij de aangifte van de RPB, tenzij vrijgesteld. Het gedeelte van de huurprijs dat betrekking heeft op verhuring van het meubilair wordt in de aangifte van de rechtspersonenbelasting opgenomen in de rubriek ‘Inkomsten van verhuring van stofferende huisraad en gemeubileerde woningen, kamer of appartementen’. Deze roerende inkomsten moeten daarnaast ook aangegeven worden via de toepassing van de roerende voorheffing. 

Bijvoorbeeld: Een fanfare (VZW) is onderworpen aan de RPB en verhuurt een muziekzaal met ingerichte bar voor feesten en evenementen. In de huurovereenkomst staat duidelijk opgenomen hoeveel men betaalt voor de huur van de zaal en hoeveel men betaalt voor de huur van bar, tafels en stoelen. Voor de aangifte van de onroerende en roerende inkomsten in de RPB moet men niet werken met de 60-40 verhouding maar kan men de bedragen aangeven zoals opgenomen in de huurovereenkomst. 

Hiervoor moet de VZW aanvraagformulier I en II en de bijhorende bijlages (zoals een gecoördineerde versie van de statuten, uittreksels uit de notulen,…) neerleggen in het verenigingsdossier op de griffie van de ondernemingsrechtbank waar de VZW haar zetelt heeft.

Ons land telt 33 ondernemingsrechtbanken en dus 33 griffies die de aktes kunnen controleren alvorens te publiceren. In veel gevallen worden de aktes aanvaard, regelmatig worden ze ook geweigerd.

De verschillende griffies van ondernemingsrechtbanken hanteren hierbij andere werkwijzen en criteria.

Zo eisen sommige griffies een attest dat stelt de VZW schuldenvrij is en verwachten andere griffies dat het woord ‘voorwerp’ opgenomen wordt in de statuten ook al heeft de VZW in de statuten het doel en de activiteiten omschreven. Sommige griffies eisen 3 kopieën van de aanvraagformulieren, andere hebben aan twee exemplaren genoeg. Voor bepaalde griffies is het geen probleem dat luik B van aanvraagformulier I getekend wordt aan de voorzijde, andere griffies volgen wel nauwgezet de verplichting om de handtekening enkel op de achterzijde te plaatsen en sturen de formulieren daarom terug. 

Dit leidt niet alleen tot een ongelijke behandeling van VZW’s, het zorgt ook voor verwarring,  rechtsonzekerheid én veel frustratie! 

Wij confronteerden minister Van Justitie Vincent van Quickenborne met deze ongelijke behandeling. Hij onderkende het probleem van de verschillende werkwijzen en richtte en werkgroep op om de werking van de verschillende griffies op elkaar af te stemmen. Een (aangepaste) circulaire moet binnenkort zorgen voor een uniforme behandeling.

Wij volgen het alvast verder op.
Wordt vervolgd!
 

Een VZW kan ervoor kiezen om een dagelijks bestuur te installeren. De coronamaatregelen zorgen ervoor dat dit dagelijks bestuur niet zomaar fysiek kan samenkomen. De mogelijkheid om een vergadering van het dagelijks bestuur schriftelijk te organiseren, kan je niet expliciet terugvinden in de wet. Maar de minister van Justitie bevestigt in een antwoord op een parlementaire vraag dat ook het dagelijks bestuur van een VZW schriftelijk kan vergaderen. En dit zowel tijdens als na corona. 

Voorwaarden 

• Alle dagelijks bestuurders moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen. 
• De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de dagelijks bestuurders fysiek samenkomen. 
• De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten. 

Elektronisch dagelijks bestuur 

Het dagelijks bestuur kan (zowel tijdens als na corona) elektronisch beraadslagen, zonder dat dit in de statuten werd opgenomen. Ook dit werd bevestigd door de minister van Justitie in een antwoord op een parlementaire vraag.  

Voorwaarden 

• Het dagelijks bestuur moet door het bestuursorgaan op een correcte manier worden samengeroepen. 
• Het moet daarbij duidelijk zijn hoe het dagelijks bestuur concreet wordt georganiseerd (bv. Via telefoon of via een digitale tool zoals "Teams", "Zoom", "Skype",…). 
• Het gebruikte communicatiemiddel moet het toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de leden die het gebruiken te controleren (dit is het geval bij het gebruik van "Zoom", "Teams", "Skype",...). Bij een beperkt aantal leden is dit ook mogelijk via de telefoon. 
• Het gebruikte communicatiemiddel moet ervoor zorgen dat de dagelijks bestuurders rechtstreeks, gelijktijdig en onafgebroken de bespreking kunnen volgen en kunnen stemmen. 
• Ook moet het elektronisch communicatiemiddel de dagelijks bestuurders in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen, tenzij de VZW in de oproeping van het dagelijks bestuur motiveert dat ze niet over zulk communicatiemiddel beschikt (tijdelijke bepaling tot 30 juni 2021).  
• Eventuele technische problemen en incidenten die de deelname of stemming langs elektronische weg hebben belet of verstoord, moeten opgenomen worden in de notulen van het dagelijks bestuur. 

Dit kon al sinds eind december 2020: schriftelijk en elektronische vergaderen door de algemene vergadering en het bestuursorgaan 

Eind december 2020 werd er een nieuwe regeling uitgewerkt waardoor een VZW een schriftelijke of elektronische (bv. via Teams, Zoom, Skype,…) algemene vergadering kan organiseren, ook wanneer dit niet opgenomen is in de statuten. Deze schriftelijke en elektronische algemene vergaderingen zullen ook na corona mogelijk blijven. 

Een schriftelijke en elektronische beraadslaging van het bestuursorgaan was reeds mogelijk, ook wanneer dit niet in de statuten werd opgenomen.  

Op zoek naar meer info over de schriftelijke en elektronische algemene vergadering en vergadering van het bestuursorgaan? Kijk dan hier.

Voor het jaar 2021 gelden volgende bedragen:

• maximaal 132,13 euro per dag per opdrachtgever;
• niet meer dan 7 dagen na elkaar bij dezelfde opdrachtgever;
• niet meer dan 30 dagen per jaar;
• maximaal 2642,53 euro per jaar

Zolang de kunstenaar deze grenzen niet overschrijdt en aan bepaalde voorwaarden voldoet, zijn de vergoedingen niet belastbaar en niet onderworpen aan RSZ en moeten er geen fiscale fiches worden opgemaakt. Wel moet je in het bezit zijn van een kunstenaarskaart. 

Klik hier voor alle geïndexeerde bedragen.

De coronamaatregelen zorgen ervoor dat je als VZW niet zomaar een algemene vergadering of een bijeenkomst van het bestuursorgaan kan organiseren. Nochtans is dat vaak nodig en soms zelfs verplicht. Tijdens de eerste coronagolf werd een speciale regeling uitgewerkt door toenmalig minister Koen Geens. Op dit moment is deze niet meer van kracht. Maar in de Kamer is er een nieuwe regeling in de maak die ook na de coronacrisis van toepassing zal blijven.

UPDATE: De Kamer keurde op 17 december de nieuwe regeling goed. Deze is van kracht van zodra de wet gepubliceerd wordt in het Belgisch Staatblad.

Zowel de algemene vergadering als het bestuursorgaan kunnen dan schriftelijk en elektronisch vergaderen.

1. De regeling voor het bestuursorgaan

1.1. ELEKTRONISCHE BERAADSLAGING VAN HET BESTUURSORGAAN

Elektronische beraadslaging van het bestuursorgaan (bijvoorbeeld via de telefoon, Zoom, Teams,.. ) was reeds mogelijk. Ook wanneer dit niet opgenomen is in de statuten. Dit werd expliciet bevestigd door de minister van Justitie.

1.2. SCHRIFTELIJKE BERAADSLAGING VAN HET BESTUURSORGAAN

De mogelijkheid om als bestuursorgaan schriftelijk te vergaderen is ook reeds voorzien in het Wetboek vennootschappen en verenigingen. Het bestuursorgaan kan schriftelijk beslissen bij eenparigheid. Dat wil zeggen dat elke bestuurder akkoord moet gaan met een beslissing, met uitzondering van de beslissingen waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.

2. De regeling voor de algemene vergadering

De algemene vergadering van een VZW moet minstens 1x per jaar samenkomen voor o.a. de goedkeuring van de jaarrekening en dit uiterlijk 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. Zo staat het vermeld in de wet. Daarnaast komt de algemene vergadering in vele VZW's bijkomend samen, bijvoorbeeld om bestuurders te benoemen, een statutenwijziging door te voeren, ... . Probleem is dat men op dit moment niet fysiek samen mag komen door de coronamaatregelen. Daarom werden er twee alternatieven uitgewerkt, die ook na corona gebruikt kunnen worden:

2.1. ELEKTRONISCHE ALGEMENE VERGADERING

Wat?

Men kan de algemene vergadering van de VZW op afstand organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn. Het is het bestuursorgaan dat beslist of de leden op afstand via een elektronisch communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de algemene vergadering.

Voorwaarden

De algemene vergadering moet door het bestuursorgaan op een correcte manier worden samengeroepen.

• Het moet daarbij duidelijk zijn hoe de algemene vergadering concreet wordt georganiseerd (bv. Via telefoon of via een digitale tool zoals "Teams", "Zoom", "Skype",…).
• Het gebruikte communicatiemiddel moet het toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de leden die het gebruiken te controleren (dit is het geval bij het gebruik van "Zoom", "Teams", "Skype",...). Bij een beperkt aantal leden is dit ook mogelijk via de telefoon.
• Het gebruikte communicatiemiddel moet ervoor zorgen dat de leden rechtstreeks, gelijktijdig en onafgebroken de bespreking kunnen volgen en kunnen stemmen.
• Ook moet het elektronisch communicatiemiddel de leden in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen, tenzij de VZW in de oproeping van de algemene vergadering motiveert dat ze niet over zulk communicatiemiddel beschikt (tijdelijke bepaling tot 30 juni 2021).
• Eventuele technische problemen en incidenten die de deelname of stemming langs elektronische weg hebben belet of verstoord, moeten opgenomen worden in de notulen van de algemene vergadering.
• Er dient een Bureau van de algemene vergadering te worden ingericht. De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Het is essentieel dat de leden het bureau aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd omdat zij de notulen moeten maken en tekenen en verantwoordelijk zijn om de geldige samenstelling van de vergadering te controleren. Er is nergens wettelijk bepaald wie dit moet zijn. Je kan hiervoor bijvoorbeeld enkele kernleden kiezen (voorzitter, secretaris, penningmeester,…).

Ook vooraf stemmen langs elektronische weg wordt mogelijk.

Er kan ook gestemd worden op afstand vóór de algemene vergadering langs elektronische weg. Dit moet dan wel zijn opgenomen in de statuten.

2.2. SCHRIFTELIJKE ALGEMENE VERGADERING

Wat?

Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering van de VZW schriftelijk te organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn.

Voorwaarden

Alle leden moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen.

Het is niet toegelaten een schriftelijke algemene vergadering te organiseren in geval van statutenwijzigingen.

De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de leden fysiek samenkomen.

De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.

Besluit: VZW’s tijdens en na corona

De coronacrisis maakt het onmogelijk om als VZW fysiek te vergaderen. Voor het bestuursorgaan liet het Wetboek vennootschappen en verenigingen reeds elektronische en schriftelijke besluitvorming toe. Ook voor de algemene vergadering wordt elektronische en schriftelijke besluitvorming nu mogelijk gemaakt. Zowel tijdens als na corona zal elektronische en schriftelijke besluitvorming mogelijk zijn.

De corona-maatregelen zorgen ervoor dat je als VZW niet zomaar een algemene vergadering of een bijeenkomst van het bestuursorgaan kan organiseren. Nochtans is dat vaak nodig en soms zelfs verplicht. Tijdens de eerste coronagolf werd een speciale regeling uitgewerkt door toenmalig minister Koen Geens. Op dit moment is deze niet meer van kracht. 

Wat kan nu al en wat wordt binnenkort mogelijk?

1.De regeling voor het bestuursorgaan (nu al mogelijk)

1.1.Elektronische beraadslaging van het bestuursorgaan

Elektronische beraadslaging van het bestuursorgaan is nu al mogelijk. Ook wanneer dit niet opgenomen is in de statuten. Dit werd expliciet bevestigd door de minister van Justitie.

1.2.Schriftelijke beraadslaging van het bestuursorgaan

De mogelijkheid om als bestuursorgaan schriftelijk te vergaderen is reeds voorzien in het Wetboek vennootschappen en verenigingen.

Het bestuursorgaan kan schriftelijk beslissen bij eenparigheid. Dat wil zeggen dat elke bestuurder akkoord moet zijn met een beslissing, met uitzondering van de besluiten waarvoor de statuten deze mogelijkheid uitsluiten.

2.De regeling voor de algemene vergadering (in aantocht)

De algemene vergadering van een VZW moet minstens 1x per jaar samenkomen voor o.a. de goedkeuring van de jaarrekening en dit uiterlijk 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. Zo staat het vermeld in de wet. Daarnaast komt de algemene vergadering in vele VZW's bijkomend samen, bijvoorbeeld  om de begroting goed te keuren, om bestuurders te benoemen,...

Probleem is dat men op dit moment niet fysiek samen mag komen door de coronamaatregelen.

Daarom zullen er binnenkort twee alternatieven mogelijk zijn, die ook na corona gebruikt kunnen worden:

2.1.Elektronische algemene vergadering

Wat?

Binnenkort zal het mogelijk worden om de algemene vergadering van de VZW op afstand te organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn. Het is het bestuursorgaan dat beslist of de leden op afstand via een elektronisch communicatiemiddel kunnen deelnemen aan de algemene vergadering.

Voorwaarden

• De algemene vergadering moet door het bestuursorgaan op een correcte manier worden samengeroepen.
• Het moet daarbij duidelijk zijn hoe de algemene vergadering concreet wordt georganiseerd (bv. Via telefoon of via een digitale tool zoals "Teams", "Zoom", "Skype",…).
• Het gebruikte communicatiemiddel moet het toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de leden die het gebruiken te controleren (dit is het geval bij het gebruik van "Zoom", "Teams", "Skype",...). Bij een beperkt aantal leden is dit ook mogelijk via de telefoon.
• Het gebruikte communicatiemiddel moet ervoor zorgen dat de leden rechtstreeks, gelijktijdig en onafgebroken de bespreking kunnen volgen en kunnen stemmen.
• Ook moet het elektronisch communicatiemiddel de leden in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen, tenzij de VZW in de oproeping van de algemene vergadering  motiveert dat ze niet over zulk communicatiemiddel beschikt (tijdelijke bepaling tot 30 juni 2021).
• Eventuele technische problemen en incidenten die de deelname of stemming langs elektronische weg hebben belet of verstoord, moeten opgenomen worden in de notulen van de algemene vergadering.
• Er dient een Bureau van de algemene vergadering te worden ingericht. De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Het is essentieel dat de leden het bureau aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd omdat zij de notulen moeten maken en tekenen en verantwoordelijk zijn om de geldige samenstelling van de vergadering te controleren.

Ook vooraf stemmen langs elektronische weg wordt mogelijk.

Binnenkort zal er ook op afstand vóór de algemene vergadering langs elektronische weg gestemd kunnen worden. Dit moet dan wel zijn opgenomen in de statuten

2.2.Schriftelijke algemene vergadering

Wat?

Binnenkort zal het bestuursorgaan ook kunnen beslissen om de algemene vergadering van de VZW schriftelijk te organiseren zonder dat dit in de statuten dient opgenomen te zijn.

Voorwaarden

• Alle leden moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen.
• Het is niet toegelaten een schriftelijke algemene vergadering te organiseren in geval van statutenwijzigingen.
• De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de leden fysiek samenkomen.
• De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennis nemen van de besluiten.

Besluit: VZW’s tijdens en na corona

De coronacrisis maakt het onmogelijk om als VZW fysiek te vergaderen.

Voor het bestuursorgaan laat het Wetboek vennootschappen en verenigingen nu reeds elektronische en schriftelijke besluitvorming toe.

Voor de algemene vergadering zal elektronische en schriftelijke besluitvorming ook mogelijk gemaakt worden. Dit moet nog worden goedgekeurd in de Kamer en wordt in de komende weken verwacht.

Zowel tijdens als na corona zal elektronische en schriftelijke besluitvorming mogelijk zijn.

Tijdens de eerste coronagolf werd een speciale regeling uitgewerkt door toenmalig minister Koen Geens. Deze regeling is er vandaag niet. Op dit moment kan enkel het bestuursorgaan van een VZW onder bepaalde ingewikkelde omstandigheden schriftelijk vergaderen.

Veel VZW’s zitten hierdoor met de handen in het haar. Er moet dringend een oplossing voorzien worden. Daarom diende ik samen met Koens Geens een wetsvoorstel in dat het mogelijk moet maken om zowel tijdens, maar ook na deze coronacrisis elektronisch en schriftelijk te vergaderen met de algemene vergadering en het bestuursorgaan.

Ook drong ik gisteren tijdens de plenaire vergadering in de Kamer aan op een snelle oplossing bij minister Van Quickenborne.

Wordt vervolgd!

#1 Nieuw wetboek, nieuw opzet

Het nieuwe wetboek heeft drie krachtlijnen:

1. een doorgedreven vereenvoudiging
2. meer aanvullend recht en flexibiliteit
3. nieuwe rechtsregels die moeten helpen om het hoofd te bieden aan, voornamelijk, Europese evoluties en nieuwe tendensen zoals “mobielere” vennootschappen

Het nieuwe wetboek is “getrapt” opgevat met verschillende “delen” en “boeken”. Dat wil zeggen dat de regels voor vzw's een beetje verspreid gezocht moeten worden in het wetboek. Concreet zijn de regels rond vzw's terug te vinden in volgende onderdelen:

• Boek 1: definities (o.a. de "vzw" en de "feitelijke vereniging")
• Boek 2: bepalingen over de naam van de rechtspersoon, de oprichting en de openbaarmakingsformaliteiten, de nietigheid, bestuur, de ontbinding en de vereffening.
• Boek 3: jaarrekeningenrecht
• ....
• Boek 9: regels specifiek voor de vzw
• ....
• Boek 13: herstructureringen van verenigingen
• Boek 14: omzetting van vennootschappen & verenigingen

#2 Een vzw kan onbeperkt economische activiteiten stellen

De vzw zal wettelijk gezien onbeperkt economische activiteiten kunnen stellen.

Statutair kan een vzw de economische activiteiten uitsluiten of beperken (door ze bv. bijkomstig te maken).

Er kan dus sprake zijn van drie situaties:

1. een vzw die geen economische activiteiten stelt
2. een vzw die economische en niet-economische activiteiten stelt (waarbij de economische activiteiten ondergeschikt zijn of waarbij de economische activiteiten de bovenhand halen)
3. een vzw die economische activiteit stelt

De laatste twee mogelijkheden (schuin gedrukt) zijn in de huidige vzw-wet niet mogelijk.

#3 Er is een duidelijk en strikt verbod voor winstuitkering door de vzw, mét uitzondering

Het nieuwe wetboek bepaalt duidelijk dat zowel rechtstreekse als onrechtstreekse vermogensvoordelen verboden zijn.

Hierop wordt één uitzondering gemaakt: vermogensvoordelen die kaderen in het belangeloos doel, kunnen wel.

Onrechtstreekse vermogensvoordelen worden zeer strikt gedefinieerd:

elke verrichting waardoor de activa van een vereniging of stichting dalen of haar passiva stijgen en waarvoor zij hetzij geen tegenprestatie ontvangt, hetzij een tegenprestatie die kennelijk te laag is in verhouding tot de waarde van haar prestatie.

#4 Gelijktrekking bepalingen vennootschappen en verenigingen

In het nieuwe wetboek worden een aantal bepalingen die in de huidige wetgeving enkel gelden voor vennootschappen, expliciet van toepassing gemaakt op verenigingen, zoals:

• bepalingen rond gebruik van een naam voor een rechtspersoon (verbod gebruik bestaande naam)
• nietigheid van besluiten van organen + procedure daarvoor
• de procedure van een vrijwillige ontbinding & vereffening
• ...

Een aantal bestaande bepalingen die wel reeds bestaan in de huidige regelgeving voor vzw’s worden geharmoniseerd met de bepalingen die nu bestaan voor vennootschappen:

• oproepingstermijn algemene vergadering wordt 15 dagen i.p.v. 8 dagen
• overname overeenkomsten van de vzw-in oprichting moet gebeuren binnen de drie maanden na oprichting i.p.v. twee maanden
• …

#5 Ook vzw’s maken hun intrede in de 21ste eeuw

Een vzw kan een officieel e-mailadres opnemen in de statuten waarlangs officiële communicatie kan gebeuren.

Het e-mailadres en de website moet in voorkomend geval vermeld worden op alle officiële stukken van de vzw.

Leden, bestuurders,… van de vzw kunnen aan de vzw een e-mailadres meedelen waarop ze bereikbaar zijn om officiële communicatie tussen hen en de vzw mogelijk te maken.

Het wordt mogelijk om in de raad van bestuur schriftelijke besluiten te nemen onder bepaalde voorwaarden. Vergaderen op afstand (bv. via skype) wordt echter niet geregeld.

#6 Beperking bestuurdersaansprakelijkheid

De bestuurdersaansprakelijkheid (contractueel, buitencontractuele en/of op andere gronden) in het nieuwe wetboek wordt beperkt tot bepaalde bedragen (geïndexeerd), afhankelijk van de boekhoudkundige grootte (omzet/balanstotaal) van de vzw.

Waarom gebeurt dit? Eigenlijk is dit niet helemaal nieuw, want voor commissarissen bestond er al een beperking van hun aansprakelijkheid. Daarnaast bestaat er al een beperking van aansprakelijkheid voor werknemers.

Voor kleine vzw's werd  de beperking nog verlaagd tot 125.000 euro voor alle bestuurders samen.

Deze beperkingen gelden niet bij herhaaldelijk lichte fout, zware fout, bedrieglijk opzet en inzake inkomstenbelasting/btw (artikel 442quater van het WIB 1992 en artikel 93undeciesC W.Btw).

#7 Nieuwe regeling ontbinding en vereffening van vzw’s

Bij de vrijwillige ontbinding hebben zeer grote vzw’s de verplichting om een verslag te geven van de staat van activa & passiva. als er een tekort is, moet men passeren bij de rechtbank.

Bij een vereffening moet ten minste één maand voor de algemene vergadering door de vereffenaars de rekeningen neergelegd worden, samen met de stukken tot staving.

Er worden twee gronden in de wet ingeschreven die een (automatische) ontbinding van rechtswege tot gevolg hebben, nl.:

• verstrijken van de duur
• verwezenlijken van een uitdrukkelijk ontbindende voorwaarde

Een gerechtelijke ontbinding zal ook mogelijk zijn 7 maanden nadat de jaarrekening van een vzw niet is neergelegd i.p.v. momenteel pas na de derde niet-neerlegging.

Let op: faillissement van vzw's is reeds mogelijk sinds 1 mei 2018 door een andere wetswijziging.

#8 De vaste vertegenwoordiger wordt ingevoerd

Wanneer een rechtspersoon een mandaat opneemt van dagelijks bestuurder, bestuurder, dan benoemt hij een natuurlijk persoon als vaste vertegenwoordiger die wordt belast met de uitvoering van dat mandaat in naam en voor rekening van de rechtspersoon. Deze vaste vertegenwoordiger moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als de rechtspersoon en is hoofdelijk met hem aansprakelijk alsof hij zelf het betrokken mandaat in eigen naam en voor eigen rekening had uitgevoerd. De vaste vertegenwoordiger kan niet in eigen naam en voor eigen rekening noch als vaste vertegenwoordiger van een andere rechtspersoon-bestuurder zetelen in het betreffende orgaan. De rechtspersoon mag de vaste vertegenwoordiging niet beëindigen zonder tegelijkertijd een opvolger te benoemen.

#9 Interessante punctuele nieuwigheden

Er zijn een aantal interessante punctuele nieuwigheden. Een klein (onvolledig) overzicht:

• expliciete bepalingen over een intern reglement (door de raad van bestuur)
• de bepaling dat de raad van bestuur kleiner moet zijn dan de algemene vergadering vervalt
• coöptatie in de raad van bestuur wordt mogelijk: wanneer de plaats van een bestuurder openvalt vóór het einde van zijn mandaat, hebben de overblijvende bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coöpteren, tenzij de statuten dit uitsluiten.
• belangenconflictregeling voor grote vzw’s (niet kleine)
• regeling dat notulen worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken
• dagelijks bestuur wordt gedefinieerd
• de vzw kan niet vertegenwoordigd worden door niet-bestuurders
• de gewone algemene vergadering wordt duidelijk onderscheiden van een buitengewone algemene vergadering
• expliciete wettelijke regeling i.v.m. onthoudingen wordt ingevoerd (onthoudingen worden in de teller noch in de noemer meegerekend)
• omzetting van vennootschap naar vzw wordt expliciet geregeld, evenals omzetting van een vzw naar een ivzw en omgekeerd, de omzetting in een erkende CVSO of een CV erkend als SO (let op: vzw naar gewone vennootschap niet mogelijk). Voor de omzetting is er ook aandacht voor grensoverschrijdende omzettingen.
• ...

Wij komen zeker terug op de verschillende wijzigingen in aparte blogposts.

#10 Overgangstermijn

Er is een ruime overgangstermijn voorzien, die gespreid wordt.

De wet treedt algemeen in werking op 1 mei 2019. Dat wil zeggen dat vanaf dat moment alle nieuwe vzw's de nieuwe regels moeten volgen.

De bestaande vzw's zullen onderworpen worden aan de nieuwe regels vanaf 1 januari 2020, MAAR zij kunnen vrijwillig eerder overstappen naar de nieuwe regels door een spontane statutenwijziging.

De vzw's die niet spontaan hun statuten wijzigen, zijn dat wel verplicht:

• ter gelegenheid van de eerstvolgende statutenwijziging binnen bepaalde termijn voor 1 januari 2024
• uiterlijk voor 1 januari 2024

Vzw's die hun doel (in het nieuwe wetboek wordt het vroegere doel voorwerp genoemd) niet wijzigen, kunnen tot 1 januari 2029 geen commerciële activiteiten in hoofdorde stellen.

 
DE KLEINE VZW 
De goedgekeurde jaarrekening van de kleine vzw moet jaarlijks neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft. De jaarrekening van een kleine vzw moet dus niet neergelegd worden bij de Nationale Bank van België. De neerlegging bij de griffie is GRATIS. De begroting moet niet verplicht neergelegd worden. 
De jaarrekening wordt ondertekend door de personen die de vzw in en buiten rechte kunnen vertegenwoordigen. 
Het papier ter neerlegging van de jaarrekening moet volgende gegevens bevatten: de naam van de vzw zoals in de statuten bepaald,  de rechtsvorm ("vzw" of "vereniging zonder winstoogmerk"), de nauwkeurige omschrijving van de zetel van de vzw (adres), het ondernemingsnummer en de jaarrekening. 
Iedereen kan op de griffie van de rechtbank van koophandel kosteloos inzage krijgen van de neergelegde documenten of tegen betaling een afschrift hiervan ontvangen. 

DE GROTE EN ZEER GROTE VZW 
De grote en zeer grote vzw's moeten binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering hun jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België. Op de website van de Nationale Bank vindt men de vereiste modellen. Hierbij moet ook een lijst gevoegd worden die de namen en de voornamen van de bestuurders bevat, evenals de namen en voornamen van de commissarissen in functie. Ook het eventuele verslag van de commissarissen moet hieraan toegevoegd worden. 
De neerlegging bij de Nationale Bank is niet gratis. 
De griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar zetel heeft, krijgt van de Nationale Bank een bevestiging van neerlegging. Deze bevestiging wordt dan opgenomen in het vzw-dossier.

De btw-administratie meldt dat deze deadline verlegd is tot 31.03.2017.

Meer info? Lees onze blogpost. 

De Federale Overheidsdienst (FOD) Economie heeft recent meegedeeld dat criminele organisaties zich meer en meer voordoen als een overheidsdienst (bv. de politie) of een andere dienst (bv. ziekenfonds) om burgers in de val te lokken. 

Ze sturen dan een e-mail waarin gevraagd wordt om de boete te betalen op een bepaalde bankrekening of om door te klikken naar een andere link. FOD Economie beklemtoont dat de overheid nooit vraagt boetes te betalen via internet.

Ook het klikken op de links in de valse e-mail kan nadelige gevolgen hebben. Zo kunnen er virussen worden geïnstalleerd op uw computer.   

tips

Omdat de valse e-mails er steeds 'professioneler' uit zien, geven we hieronder enkele handige tips:

• Overheidsdiensten delen steeds hun ondernemingsnummer mee in hun berichten. In de Kruispuntbank voor Ondernemingen kan dit nummer (online) gecontroleerd worden. 
• Vaak wordt er in de valse e-mails gevraagd om via een Nederlandse website te betalen of via minder bekende betaalmethodes (bv. 3G Payment ; Bitcoins ; ...). 

Hopelijk zijn we je hiermee van dienst geweest! Bij verdere vragen of opmerkingen hierover, geef gerust een seintje. 

De algemene regel is dat vrijgestelde btw-belastingplichtigen die onderling ondersteunende diensten aan elkaar leveren tegen betaling aan btw onderworpen zijn. Dit is zo, ook al oefenen deze verenigingen voor het overige vrijgestelde activiteiten uit.

De oprichting van een kostendelende vereniging is dan een oplossing om niet aan btw onderworpen te zijn voor deze activiteiten. Met andere woorden, de kostendelende vereniging moet op deze diensten geen btw aanrekenen aan haar leden. Dat heeft als voordeel dat de leden niet de meerkost aan btw moeten dragen.  

Voorbeeld

Een vzw A (bv. ziekenhuizen, scholen,...) kan bepaalde diensten (bv. gemeenschappelijk secretariaat) verlenen aan een andere vzw B. Voor haar andere activiteiten is vzw A vrijgesteld van btw. Voor deze ondersteunende activiteit moet vzw A btw aanrekenen op haar factuur aan vzw B. Voor vzw B is dit nadelig omdat ze de btw niet kan recupereren aangezien ze zelf vrijgesteld is van btw. 

Hiervoor kan dus een kostendelende vereniging worden opgericht, waarbij een aantal diensten worden samengebracht in een groepering en aangeboden aan haar leden. Aangezien de kostendelende vereniging geen btw moet aanrekenen op deze diensten, is dit voordelig voor de leden die de meerkost van de btw niet moeten dragen. 

Welke actie is vereist? 

Bij de oprichting van een kostendelende vereniging, moeten er binnen de maand na de start van haar activiteit de volgende zaken gebeuren:

• het indienen van een aangifte bij haar btw-kantoor;
• het voorleggen van een ledenlijst met vermelding van hun activiteiten;
• het overmaken van een kopie van de samenwerkingsovereenkomst, ondertekend door alle leden (enkel voor verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid). 

De btw-administratie verwacht nu dat de kostendelende verenigingen, die vóór 1 juli 2016 bestonden of opgericht zijn vanaf 1 juli 2016 tot 31 december 2016, de bovenstaande verplichtingen in orde brengen uiterlijk op 31 januari 2017.  

Daarnaast raden we aan van de gelegenheid gebruik te maken om nog eens na te gaan of uw kostendelende vereniging voldoet aan de voorwaarden voor de btw-vrijstelling. 

Indien uw vereniging hierover nog met vragen zit, geef gerust een seintje!

De benoeming of het ontslag van een bestuurder moet worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Op die manier weet de buitenwereld wie dat de huidige bestuurders van de vzw zijn. Dit is bijvoorbeeld belangrijk als externen willen weten wie dat bevoegd is om iets te tekenen in naam van de vzw. 

De adreswijziging van een bestuurder moet niet worden gepubliceerd, omdat dit automatisch wordt gewijzigd via het rijksregister. 

De publicatie moet gebeuren via de vereiste aanvraagformulieren. De volgende documenten moeten neergelegd of opgestuurd worden bij de bevoegde griffie:

• aanvraagformulier I (in drievoud): luik A en B invullen. 
• aanvraagformulier II (in tweevoud): luik A (invullen 1° en 2°a) en luik C (invullen A°, ev. 2°, 3° en 5°).
• verslag notulen algemene vergadering (in tweevoud): hier moet het ontslag en/of benoeming van de bestuurders (met persoonsgegevens) worden vermeld. 
• bewijs van betaling: de publicatie kost 123,64 euro momenteel. 

Voorbeeld

In de statuten van de vzw kan de volgende handtekeningclausule zijn opgenomen: "de vzw wordt in rechte en ten overstaan van derden vertegenwoordigd door de handtekening van 2 bestuurders". 

De verhuurder van een oefenzaal weet dan dat er 2 bestuurders van de vzw het huurcontract moeten ondertekenen. Via de publicatie van de bestuurders weet hij welke bestuurders beveogd zijn. 

AANPASSEN OP LEDENREGISTER

Een bestuurder van een vzw die van woonplaats verandert, moet dit wel doorgeven aan haar vzw. 

Als de bestuurder ook een (werkend) lid is van de vzw, moet dit door de raad van bestuur intern worden aangepast via het ledenregister. Het bijhouden van het ledenregister met de actuele gegevens van de (werkende) leden is een administratieve verplichting van de vzw. 

Zowel voor het automatisch klaarmaken van publicaties in het Belgisch Staatsblad als voor het automatisch ledenregister, verwijzen we graag naar de "tools" op onze website! 

Stel je voor: jouw gemeente voert een hernummering uit in een straat zodat elk huis een nieuw huisnummer krijgt. Dan heeft dat gevolgen, ook voor uw vzw. Als het adres van een vzw wijzigt, moet dat immers aangepast worden via een publicatie in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

De vzw is verplicht om deze aanpassing te publiceren, waarbij normaal gezien een publicatiekost van 124,63 euro (bedrag januari 2017, klik hier voor de geïndexeerde bedragen) moet betaald worden.

Statutenwijziging

Een adreswijziging houdt eigenlijk een statutenwijziging in. De statuten van de vzw moeten dus worden aangepast.

Een statutenwijziging moet steeds beslist worden in de algemene vergadering, waarin de werkende leden mogen stemmen. Tenzij de statuten strengere meerderheden bepalen, zijn de volgende meerderheden van toepassing volgens de vzw-wet:

• 2/3 van de werkende leden moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de vergadering;
• de wijziging wordt pas aangenomen met een meerderheid van 2/3 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.

Daarna moet de statutenwijziging verwerkt worden in de vereiste aanvraagformulieren voor publicatie. De documenten kunnen enkel in papieren versie (niet elektronisch) worden neergelegd (persoonlijk of per post) op de griffie van de rechtbank van koophandel.

Let wel: een attest van de overheid moet dan als betalingsbewijs worden bijgevoegd.

Voorbeeld

Sinds jaar en dag ligt het lokaal van de plaatselijke toneelvereniging in de Nieuwstraat 22. Doordat de gemeente een herindeling van de straten doorvoert, beslist het om deze straatnaam te veranderen in Nieuwjaarstraat.

De toneelvereniging zal dan het nodige moeten doen om de adreswijziging te publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Tegenwoordig kan dit dus gratis.